BIS News

Wir freuen uns, einen bedeutenden Meilenstein in der Digitalisierung unserer Universität bekannt geben zu können:

Die Digitale Prüfungsakte im Bielefelder Informationssystem (BIS) hat die Marke von einer halben Million Dokumenten erreicht! Dieser Erfolg markiert nicht nur einen wichtigen Schritt in der Modernisierung unserer Verwaltungsprozesse, sondern auch einen großen Fortschritt in der Effizienz und Nachhaltigkeit unserer Prüfungsverwaltung. Ein kleiner Rückblick, wie es dazu kam, und wohin die Reise in den nächsten Jahren noch gehen wird:

Der Weg zur Digitalen Prüfungsakte

Die Digitale Prüfungsakte war zuerst ein Wunsch von den Kolleg*innen in der Prüfungsämtern selbst: Das nach der Coronazeit fortgesetzte Homeoffice konnten die Kolleg*innen nur schwer nutzen, so lange Akten auf Papier in den Büros an der Universität lagerten. Da die Prüfungsleistungen selbst schon seit Jahrzehnten in der BIS Prüfungsverwaltung komplett digital verwaltet werden lag es nahe auch die weiteren Dokumente, die für eine verlässliche und rechtskonforme Prüfungsorganisation eine Rolle spielen, hier unterzubringen.

Die Einführung der Digitalen Prüfungsakte begann Ende 2022 und mit ihrer hochschulweiten Inbetriebnahme im Januar 2023 haben wir uns von der analogen Aktenhaltung verabschiedet. Diese Umstellung hat den Umgang mit diesen wichtigen Dokumenten vereinfacht, die Verwaltung zentralisiert und sicherer gemacht und die Verfahren vereinheitlicht:

Die Vorteile der Digitalen Prüfungsakte

Die Digitale Prüfungsakte hat die Hoffnungen und Ziele, die mit ihrer Einführung verknüpft waren, voll erfüllt und dies waren einige:

• Effizienz: Alle Informationen für die Prüfungsorganisation sind digital verfügbar und leicht zugänglich. Für die Kolleg*innen in den Prüfungsämtern wurde damit das vollwertige Arbeiten im Homeoffice erst möglich, dabei werden alle Dokumente innerhalb der gewohnten Oberflächen der BIS Prüfungsverwaltung organisiert
• Einheitlichkeit: Die zuvor je nach Fakultät unterschiedlichen Verfahren beim Umgang mit analogen und digitalen Prüfungsakten haben nun eine einheitliche Basis. Das erleichtert die Einarbeitung und auch die gegenseitige Vertretung in den Prüfungsämtern
• Sicherheit: Die Akte ist zentral im BITS gesichert, der Zugriff darauf ist mit dem 2-Faktor-Login geschützt, sie bewahrt ihre Daten in verschlüsselter und unveränderlicher Form auf und durch weitere Schutzmaßnahmen kann jederzeit der Nachweis geführt werden, dass die Akte vollständig und unverfälscht ist.
• Nachhaltigkeit: Die Reduzierung von Papierakten leistet ihren eigenen, wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Zugleich werden Räume nutzbar, die bisher von Aktenschränken belegt waren.
• Kosten: Die Digitale Prüfungsakte ist wie alle Anwendungen im BIS eine Eigenentwicklung der Universität, für die keine laufenden Lizenz- und Wartungskosten durch externe Hersteller entstehen.

Wie funktioniert die Digitale Prüfungsakte?

Jede*r Studierende hat eine eigene Digitale Prüfungsakte, die in verschiedene Studienfächer unterteilt ist. Dokumente werden durch die Prüfungsämter entsprechend zugeordnet und nach Kategorien gegliedert. Die dezentrale Struktur der Prüfungsämter an der Universität kann so in einem Zugriffsmanagement abgebildet werden, welches den jeweiligen Prüfungsämtern nur den Zugriff auf genau die Teile der Akte gibt, die für ihre Arbeit relevant sind.

Dokumente können dabei direkt innerhalb der Prüfungsverwaltung den Studierenden zur Verfügung gestellt werden, es ist kein Versand etwa per E-Mail von sensiblen Informationen mehr notwendig. Selbst E-Mails können inzwischen aus der Akte heraus verschickt und dabei ohne weiteren Aufwand rechtssicher dokumentiert werden.

In der Akte werden in der Prüfungsverwaltung generierte Dokumente wie Transcripts und Zeugnisse gemeinsam mit außerhalb der Prüfungsverwaltung erzeugten - zum Beispiel eingescannten - Dokumenten verwaltet.

Weniger Dokumente durch voll digitalisierte Prozesse

Die Ablage von digitalen Dokumenten ist dabei nur der erste Schritt in einer Prozessdigitalisierung. Die Vorarbeiten der Digitalen Prüfungsakte haben zu den in der BIS News 'Der letzte Klick' beschriebenen Prozessänderungen geführt, durch die das Studierendensekratiat und die Organisation des Tags der Absolvent*innen nun über direkte, digitale Meldungen informiert werden. Hier wurden nicht einfach die früher durch das Haus verschickten Papierdokumente eingescannt, sondern die entsprechenden Daten werden direkt - im minimal notwendigen Umfang - an die beteiligten IT-Systeme übertragen.

Weitere Funktionen

Um die Arbeit mit der Prüfungsakte für die Prüfungsämter so effektiv wie möglich zu machen wurden weitere Funktionen ergänzt:

• Die Notizfunktion ermöglicht es kurze Informationen im System abzulegen. Sie ersetzen sozusagen die Post-Its, die früher in analogen Prüfungsakten angebracht wurden. Sie sind für das gesamte Team eines Prüfungsamtes sichtbar, da sie dem gleichen Zugriffsmanagement wie die sonstigen Inhalte der Prüfungsakte unterliegen.
• Die Favoritenfunktion erleichtert es den Kolleg*innen in den Prüfungsämtern die gerade für sie ganz persönlich in der Bearbeitung relevanten Einträge schnell aufzurufen.
• Wie gewohnt haben wir für alle Seiten und Funktionen in der Prüfungsakte direkt Kontexthilfen aufgebaut, die nur einen Klick entfernt überall in der BIS Prüfungsverwaltung erreicht werden können.

Ein Blick in die Zukunft

Die Entwicklung der Digitalen Prüfungsakte ist noch nicht an ihrem Ende angekommen. So ist sie Bestandteil der eStudierendenakte und Punkte wie komplett digitale Zeugnisse, verbesserte Unterstützung von Anerkennungsprozessen und der Austausch der Dokumente zu Abschlussarbeiten mit den Prüfer*innen stehen auf unserer Agenda.

Wir danken allen Beteiligten für ihre Unterstützung und ihr Engagement bei der Umsetzung dieses spannenden und wichtigen Projekts. Bei Fragen zur Nutzung der Digitalen Prüfungsakte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.