BIS News
"Der letzte Klick" - Einladung zum Tag für Absolvent*innen
Einmal im Jahr wird es richtig festlich in der Uni: der rote Teppich wird ausgerollt, die Korken knallen, Pagen in roter Livree weisen festlich gekleideten Menschen den Weg und Alle blicken voller Stolz auf die Absolvent*innen des Jahres. Der Tag für Absolvent*innen wird feierlich begangen und für Viele ist diese Veranstaltung das Ziel einer anstrengenden und nervenzehrenden Abschlussphase im Studium.
In der Vergangenheit hat das Veranstaltungsmanagement der Uni die Daten der aktuellen Absolvent*innen in den Prüfungsämtern der Fakultäten eingesammelt um diese dann per Mail zum Tag für Absolvent*innen einzuladen. Das hat gut funktioniert, hatte aber ein paar Nachteile: es entstand Aufwand für das Pflegen der Listen auf beiden Seiten, durch Systembrüche musste genau auf Übertragungsfehler geachtet werden und der Prozess kostete natürlich etwas Zeit. Das war besonders schade für die Studierenden, die ihren Abschluss ganz kurz vor dem großen Event machten, nicht mehr rechtzeitig eingeladen werden konnten und dann erst im nächsten Jahr dran waren mit ihrer Feier.
Wie in der BIS-News "Der letzte Klick" schon berichtet wurde, dokumentieren die Prüfungsämter seit diesem Jahr die Ausgabe der Abschlussdokumente in der BIS-Prüfungsverwaltung - damit steht uns im System ein Zeitpunkt zur Verfügung ab dem aus Studierenden Absolvent*innen werden. Dieser letzte Klick wurde bislang genutzt, um Absolvent*innen an das Studierendensekretariat zu melden. Dann ergab sich eine zusätzliche Möglichkeit der Nutzung, durch die Einführung des im Dezernat DTP betreuten Werkzeugs "Formcycle", das jetzt auch von den Kolleg*innen im Veranstaltungsmanagement genutzt wird: Sobald im BIS eine neue Absolvent*in erfasst wird, wird ihre oder seine Mailadresse über eine Schnittstelle in ein Formular übertragen, das eine Maileinladung zum Tag für Absolvent*innen auslöst. Man kann sich also vorstellen, dass die stolzen Absolvent*innen noch in Feierlaune ihre Einladung zum Tag für Absolvent*innen bekommen, wenn die Bindung an die Hochschule noch eng und die Freude über den Abschluss frisch ist.
Wir freuen uns sehr über die gute Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen der beteiligten Einrichtungen und natürlich auf viele strahlende Gesichter beim nächsten Tag für Absolvent*innen!