Transformation und Zusammenarbeit

Die Universität Bielefeld führt gegenwärtig die elektronische Studierendenakte ein. Diese sieht entsprechend der NRW-Masterlösung die revisionssichere Aufbewahrung der Bewerbenden- und Studierendenakten im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vor. Zentraler Baustein ist eine technische Schnittstelle, über die die führenden Campusmanagementsysteme HISinOne und BIS automatisiert Dokumente an das DMS übergeben. Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.

Grundzüge der eStudierendenakte
Die elektronische Studierendenakte wird alle aktenrelevanten Dokumente von Studierenden während ihres Studiums (einschließlich Bewerbungsphase) an der Universität Bielefeld umfassen. Die Ablage der Dokumente und der Zugriff auf die Daten erfolgt für das Studierendensekretariat sowie für die Bewerber*innen und Studierenden über das Campusmanagementsystem HISinOne. Auch die Dokumente der digitalen Prüfungsakte im BIS sind weiterer Bestandteil der Akte. Nach einer Exmatrikulation wird die personenbezogene Studierendenakte im DMS aufbewahrt und nach Ende der Aufbewahrungsfrist ggf. teilweise an das Universitätsarchiv übergeben. Die eStudierendenakte soll am 1. Juni 2025 zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn des Wintersemesters 2025/26 zur Verfügung stehen.

Automatisierte Abläufe
Bei jeder im Bewerbungs- und Statusportal eingehenden Bewerbung entsteht über die Schnittstelle, den HIS-Connector, automatisiert eine personenbezogene Bewerbendenakte im DMS. Bei einer Immatrikulation erzeugt das System eine Studierendenakte und verknüpft diese gegebenenfalls automatisch mit einer vorhandenen Bewerbendenakte. Die hochgeladenen oder vom System erzeugten Dokumente übergibt der Connector an die entsprechenden personen- und antragsbezogenen Akten im DMS. Dokumente der Prüfungsakte aus der hochschuleigenen Prüfungsverwaltung werden durch das BIS als separate Dokumentenkategorie im DMS abgelegt.

Vorgangsbearbeitung
Es ist vorgesehen, dass das Studierendensekretariat ausschließlich in HISinOne, der technischen Basis der Bewerbungs- und Studierendenverwaltung, arbeitet und nur in Ausnahmefällen direkt auf das DMS zugreift. Beschäftigte der Fakultäten sowie der Prüfungsämter benötigen keinen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem. Die eigentliche digitale Prüfungsakte liegt in BIS, das heißt im DMS erfolgt lediglich eine sekundäre Speicherung. Vor der Einführung der elektronischen Akte sind Schulungen für die Mitarbeitenden des Studierendensekretariats geplant. Sie erhalten Einblicke in die neuen Funktionen und die Wechselwirkungen zwischen den Campusmanagementsystemen und der eStudierendenakte.

Über die NRW-Masterlösung
Die „eStudierendenakte.NRW“ wurde zwischen 2020 und 2022 in Zusammenarbeit zwischen Hochschulen des Landes und dem Softwareanbieter d.velop als Masterlösung erarbeitet. Das Dokumentenmanagementsystem „d.velop documents“ bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte. Die Masterlösung steht allen Hochschulen des Landes zur Verfügung und kann an die lokalen Gegebenheiten angepasst werden.