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Da an der Bielefelder Universität traditionell interdisziplinär gelehrt wird und durch die Vielfalt der Lehramtsstudiengänge eine enge Verflechtung der Lehre unterschiedlicher Fakultäten ganz normal ist, erfolgt die Lehrplanung der Fakultäten weitestgehend synchron und nach einem gemeinsamen Kalender der Lehrplanung. So ist sichergestellt, dass Studierende ihr Semester zu einem frühen Zeitpunkt verlässlich planen können, auch wenn sie Veranstaltungen an drei Fakultäten besuchen müssen, dass die Onlinebedarfserhebung durchgeführt werden kann und dass die Versorgung mit zentral verwalteten Räumen für alle Fakultäten gleichzeitig stattfinden kann. 

Bei der Raumvergabe wird in mehreren Vergaberunden gearbeitet, wobei die wichtigsten Veranstaltungen zuerst vergeben werden. Dabei gehen immer einige Veranstaltungen leer aus oder bekommen Räume zugewiesen, die nicht optimal (weil z.B. etwas zu klein) sind. Jetzt ist es an den MitarbeiterInnen in den Fakultäten, einen anderen freien Raum zu finden, mit anderen Veranstaltungen zu tauschen oder die Veranstaltung zeitlich so zu verschieben, dass der gewünschte Raum zur Verfügung steht. Und dabei zählt Schnelligkeit, denn wer als erstes einen freien Raum findet, der darf ihn behalten! Erst wenn diese Phase der Nachsteuerung abgeschlossen ist, startet die nächste Runde der Raumvergabe, dann mit nachgelagerten Veranstaltungen, wie z.B. Tutorien.

Bislang war es so, dass die Räume über das eKVV selbst gesucht werden mussten und dann per Mail bei der zentralen Raumvergabe im Dezernat FM angefragt wurden. Die Mails wurden dann nach der Reihenfolge des Posteingangs abgearbeitet, der Raumwunsch wurde erst geprüft und dann der Raum gebucht. Von der Anfrage des Raumes bis zur Buchung verging also etwas Zeit. Zeit, in der der betreffende Raum im eKVV weiterhin als frei ausgewiesen wurde. Und so machte sich oft genug der oder die nächste eKVV-Beauftragte daran, genau diesen Raum anzufragen. So "stapelten" sich mitunter Buchungswünsche für den gleichen Raum, obwohl nur der Erste den Zuschlag bekommen konnte.

Dies konnten wir jetzt ändern: Für die zurückliegende Planungsphase des Sommersemesters konnten eKVV-Beauftragte erstmalig freie Räume selbst buchen. Die Prüfung, ob der Raum wirklich frei und eine Buchung möglich ist, wird jetzt vom System übernommen, so dass die KollegInnen im Dezernat FM entlastet werden konnten und gleichzeitig die Anzeige der freien Räume wieder "in Echtzeit" aktuell ist. Wichtig zu wissen ist dabei, dass die Selbstbuchung von Räumen immer nur für diejenigen Veranstaltungen zur Verfügung steht, die schon von einem zentralen Vergabeverfahren erfasst wurden (und zum Beispiel leer ausgegangen sind). So wird sichergestellt, dass kein Tutorium einer Pflichtveranstaltung einen Raum "wegschnappen" kann.

Die Rückmeldungen nach der ersten Erprobungsphase sind sehr positiv, das Vorgehen wird also zukünftig beibehalten! Haben Sie schon Erfahrungen mit der Selbstbuchung gemacht und wollen uns eine Rückmeldung dazu geben? Wir freuen uns über Ihr Feedback an die Mailadresse bissupport@uni-bielefeld.de

Hier einige weiterführendeLinks zur Raumvergabe:

• So funktioniert die Raumvergabe
• Suche nach freien Räumen mit dem eKVV: die "Zauberseite"
• Hilfeseite zur Selbstbuchung