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Vom ersten Semester an werden in der BIS-Prüfungsverwaltung die Leistungen von Studierenden gespeichert und Modulen zugeordnet. Im weiteren Verlauf des Studiums haben Studierende so die Übersicht über ihren Studienfortschritt. Am Ende des Studiums stellen sie online ihren Zeugnisantrag, die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt erstellen daraus das Abschlusstranscript und erfassen die Abschlussdaten. Nur so ist es möglich, dass im System alle Abschlussdokumente (Zeugnis, Urkunde, Transcript und Diploma-Supplement) erstellt werden können. Das System "kennt" damit alle Abschlüsse - eine Information, die z.B. genutzt wird um Statistikdaten über unsere Absolvent*innen dem Land zu melden. Alle diese Schritte waren einmal "Papierprozesse" und wurden nach und nach digitalisiert. 

Aber was passiert, wenn der Abschluss erstellt ist und alle Dokumente unterschrieben und gesiegelt und bereit zur Ausgabe an die Absolventin sind?  

Bis vor Kurzem kam hier wieder ein Papier ins Spiel: Die Empfangsbestätigung. Studierende bestätigten darauf, dass sie ihre Abschlussdokumente erhalten hatten und dass sie darüber belehrt wurden, wie es nun mit Exmatrikulation, Aufnahme eines weiteren Studiums, Speicherung von Daten als Alumni und Ähnlichem weiter ginge. Dieses Papier fand sozusagen als "letztes Dokument" Eingang in die Studierendenakte. Seit der Einführung der Digitalen Prüfungsakte musste es mitsamt der Studierenden-Unterschrift eingescannt und hochgeladen werden. Außerdem wurde es an das Studierendensekretariat weitergeschickt, damit auch hier dokumentiert werden konnte: Diese Person hat dieses Studium erfolgreich abgeschlossen und die Universität hat eine*e neue*n Absolvent*in!

Sowohl aus dem Studierendensekretariat als auch aus den Prüfungsämtern wurde für das Projekt "Ausbau BIS" die Anforderung formuliert, auch diesen Prozess zu digitalisieren. So wurde aus dem "letzten Dokument" vor Kurzem ein "letzter Klick":

Aus der Empfangsbestätigung, die bislang den letzten Kontakt mit erfolgreichen Absolvent*innen markierte, ist jetzt eine Rechtsbehelfsbelehrung geworden, die an die Studierenden ausgegeben wird, aber nicht unterschrieben und zurückgegeben werden muss. Stattdessen dokumentieren die Prüfungsämter die Ausgabe der Abschlussdokumente online in der Digitalen Prüfungsakte. Das BIS übermittelt diese Information über eine Schnittstelle direkt an die Digitale Studierendenverwaltung (HiO) im Studierendensekretariat, wo sie gespeichert wird. Im Prüfungsamt muss kein Papier mehr losgeschickt werden und im Studierendensekretariat keine Zeugnisausgabe manuell ins System eingepflegt werden.

Der gesamte Prozess hat von dieser Veränderung profitiert. Systembrüche und damit verbundene Aufwände und Fehlerquellen sind verschwunden, zusätzlich wurde dabei Zeit gewonnen. Dies kann zum Ende des Studiums, wenn es z.B. um die Bewerbung für einen Anschluss-Studiengang oder ein anderes Programm geht, sehr hilfreich sein. 

Damit ein solcher Prozess so digitalisiert werden kann, dass er nicht nur digital, sondern auch für die Beteiligten besser wird, müssen sich Kolleg*innen mit ganz unterschiedlichen Perspektiven gemeinsam damit beschäftigen und z.B. diese Fragen klären: Was können die beteiligten IT-Systeme jetzt schon, was müssen sie noch lernen (sprich: wo ist noch Programmierarbeit nötig)? Was müssen die Studierenden wissen, was ist rechtlich notwendig und wie kann das verständlich formuliert werden? Wie sind die Arbeitsabläufe in Prüfungsamt und Studierendensekretariat heute und wie kann der zukünftige Prozess so gestaltet werden, dass er zur Arbeitsweise der Kolleg*innen passt? Wie wird der neue Prozess dokumentiert, wie kommunizieren wir die Änderungen und wie wird Feedback eingesammelt und eingearbeitet? All diese Schritte wurden erfolgreich gegangen, so dass wir uns jetzt über einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung freuen können!