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Die Archivierung von E-Mails ist nun in fast allen BIS Mailverteilern verfügbar
Einige der zahlreichen E-Mailverteiler im BIS hatten diese Option schon lange: Bei der Freigabe einer E-Mail an diese Verteiler zeigt die Freigabeseite zwei Buttons:
Und die Option 'E-Mail mit Archivierung freigeben' sorgt dafür, dass die E-Mail innerhalb der BIS Anwendungen für einige Zeit an verschiedenen Stellen sichtbar wird, so dass die Empfänger*innen noch eine weitere Chance haben die Nachricht wahrzunehmen. Diese Archivierung findet schon seit seit langer Zeit bei den Verteilern für eKVV Veranstaltungen statt und den Verteilern, die Studierende universitätsweit oder in bestimmten Studiengängen adressieren.
Das 'Meine Uni' Portal als neuer Anlaufpunkt
Im 'Meine Uni' Portal werden diese archivierten E-Mails seit etwas mehr als einem Jahr personalisiert angezeigt, im Fokus standen dabei bisher die Studierenden:
Seit heute ist aber die Archivierungsfunktion für fast alle E-Mailverteiler im BIS nutzbar, also auch für die zahlreichen Verteiler, die Mitarbeitende erreichen!
Warum sollte ich archivieren?
Die Nutzung der Archivierung hat den Vorteil, dass verschickte E-Mails auch noch für 7 Tage im 'Meine Uni'-Portal abrufbar sind. Dabei werden sie nur für die Personen sichtbar, die im Verteiler sind. Es muss also nicht befürchtet werden, dass interne Sachverhalte Personen auf diese Weise bekannt werden, für die sie nicht gedacht sind.
In 'Meine Uni' entsteht durch die Archivierung eine gebündelte Darstellung der Informationen, die man in den letzten Tagen über Verteiler erhalten hat. Bei Rückfragen zu verschickten E-Mails kann daher nun auf diese Übersicht zurückgegriffen werden.
Welche Verteiler besitzen nun die Archivierungsfunktion?
In der Dokumentation zu unseren Verteilern - hier z. B. zum Verteiler, der alle Mitarbeitenden erreicht - gibt es immer einen Abschnitt 'Spielt die Archivierungsoption eine Rolle'. Hier finden Sie also die entsprechende Information. Aber die Freigabeseite der E-Mailverteiler hat diese Information ebenfalls und bietet die Archivierungsoption nur an, wenn diese tatsächlich vorhanden ist. Über den ebenfalls bei der Freigabe angebotenen Link in die Verteilerdokumentation lässt sich jeweils genau nachlesen, wo archivierte E-Mails des konkreten Verteilers sichtbar werden.