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Prozessorientierung: Zusammenarbeit betrachten und verbessern

Wie funktioniert die Zusammenarbeit in der Universitätsverwaltung und wie und wo können wir besser werden? Diese Fragen sind Ausgangspunkt für das Programm „Prozessorientierung“. Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung werden damit systematisch betrachtet und, wo möglich, verbessert. Verfahren und Zuständigkeiten sollen klarer, Angebot und Servicequalität sollen definiert und wo nötig verbessert werden. Das ermöglicht einen effizienteren Einsatz der Ressourcen. Die Verfahren werden gegebenenfalls schneller und rechtssicher.

Insbesondere Arbeitsabläufe, die mehrere Organisationseinheiten betreffen, stehen im Fokus des Programms. Diese Geschäftsprozesse sind definiert als zielgerichtete, wiederkehrende, zeitlich logische Abfolgen von Arbeitsabläufen. Die Analyse dieser Prozesse steht unter den Gesichtspunkten Prozessziele, Ressourceneinsatz und Verantwortlichkeiten. Bei der Betrachtung, Dokumentation und Veränderung werden die Prozessbeteiligten einbezogen. Ein prominentes Beispiel für einen solchen Prozess ist das Drittmittelmanagement. Der beginnt mit Antragstellung durch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, geht über die Umsetzung der Bewilligung, der Bewirtschaftung der Mittel, der Erstellung der Verwendungsnachweise bis zu Schlussabrechnung und Schlussprüfung. Hier sind also an den unterschiedlichen Punkten des Prozesses Personen in den Fakultäten und Einrichtungen sowie an verschiedenen Stellen der Verwaltung beteiligt. Hier sind Absprachen, klare Rollen und Verantwortungen sowie Regelungen nötig.

Eine Steuerungsgruppe unter Leitung des Kanzlers entscheidet, welche Prozesse in den Fokus genommen werden und steuert die Analyse und Verbesserung.

Die Prozessorientierung schafft zudem die Grundlagen für die Digitalisierung. Bei der Analyse prüft die Steuerungsgruppe daher, inwieweit der Prozess digital unterstützt werden kann.

Multiprojektmanagement: Durch Standards erfolgreicher werden

Projekte sind eine Form, übergreifende Zusammenarbeit zu organisieren. Doch wie führt man Projekte zum Erfolg? Eine Antwort ist eine gute Planung, eine nachhaltige Organisation und eine gute Steuerung. All diese Fragen werden innerhalb der Universitätsverwaltung durch ein neu aufgebautes Multiprojektmanagement strukturiert. Mit deren Hilfe organisiert das Rektorat die zentralen Vorhaben. Diese strategischen Projekte werden in Form einer Vorhabenübersicht erfasst. Es wurden Regeln formuliert, wie die Planung erfolgt, wie Ressourcen zur Verfügung gestellt werden und wie die Verantwortung – insbesondere Leitung, Team und Steuerung - in den Projekten organisiert wird. Der Status der Projekte wird regelmäßig erhoben. So bekommen die Steuerungsebene und das Rektorat einen Überblick über die Fortschritte der Projekte.

Das Rektorat und die Leitungen der zentralen Serviceeinrichtungen und Dezernate definieren die strategischen Projekte. Oftmals handelt es sich dabei um Vorhaben, die mehrere Einrichtungen oder Dezernate betreffen. Parallel dazu laufen auch innerhalb der Einrichtungen und Dezernate Projekte, die nicht auf der Vorhabenübersicht stehen. Das Multiprojektmanagement wird begleitet durch eine Service- und Beratungsstelle im Dezernat Informationsmanagement und Hochschulentwicklung.

Mit der Vorhabenübersicht lassen sich somit strategische Projekte steuern. Die Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und die Rollen festgelegt. Das trägt zu einer transparenteren Zusammenarbeit innerhalb der Universität bei.

Weitere Informationen:
Webseite zum Projektmanagement: http://www.uni-bielefeld.de/projektmanagement/