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BITS-Verantwortliche mit neuem E-Mail- und Kalendersystem „Exchange“ zufrieden

Um den laufenden Betrieb nicht unnötig zu stören, stellte das BITS an einem Wochenende auf Exchange um. Die Umstellung erfolgte nach dem „Big Bang“-Prinzip (vollständige Implementierung zu einem definierten Zeitpunkt): Nach dem Umzug von rund 39.500 E-Mail-Konten auf den neuen E-Mail-Server wurde der alte Server zeitgleich außer Betrieb genommen. Eine große Herausforderung für alle Beteiligten, die letztendlich gut funktioniert hat. „Serverseitig war die Migration sehr erfolgreich“, sagt BITS-Projektleiter Stefan Berge.

Neben dem BITS waren auch die EDV-Betreuerinnen und -Betreuer in den Fakultäten und Einrichtungen in das Projekt involviert. In Workshops und Infoveranstaltungen wurden sie beteiligt und führten dezentral Tests für ihre Bereiche durch. „Den EDV-Betreuerinnen und -Betreuern gilt ein besonderer Dank“, sagt Stefan Berge. „Sie haben uns im Vorfeld zugearbeitet und damit einen großen Anteil am Gelingen des Projektes.“ Auch jetzt sei man für jede Rückmeldung aus diesem Bereich dankbar, betont Berge.

Obwohl das BITS zahlreiche Informationen und Anleitungen auf einer separaten Webseite zusammengestellt hat, sind Service Desk und BITS-Beratung aber auch die EDV-Betreuerinnen und -Betreuer in den Fakultäten und Einrichtungen seit der Umstellung stark gefragt. „Wir sind uns bewusst, dass sich das neue System anders verhält als das Alte und sich dadurch sowohl für die Nutzer als auch für uns diverse Fragestellungen ergeben“, sagt Stefan Berge. „Wir sind bemüht, für alles eine zufriedenstellende Lösung zu finden.“

Mit einigen Unwägbarkeiten hatte das BITS im Bereich der Verwaltungsarbeitsplätze zu tun. So verlief hier die Umstellung auf Outlook 2013 nicht ganz so reibungslos wie gehofft. Etwa 15 Prozent der Computerarbeitsplätze benötigten zusätzlichen Arbeitseinsatz. Sogenannte „Floorwalker“, sprich fachkundige Kollegen aus dem BITS, haben mit viel Engagement in den ersten Tagen nach der Umstellung Hilfe vor Ort geleistet.

„Dass bei einem Projekt dieser Größenordnung nicht alles rund läuft, war abzusehen. Die Realität bringt immer wieder einige Tücken mit, die auch in umfangreichen Tests nicht alle erfasst werden können“, sagt BITS-Leiter Rudi Dück. „Allerdings bin ich mir sicher, dass die Kolleginnen und Kollegen bereits jetzt die Vorteile des neuen Mail- und Kalendersystems zu schätzen wissen. So haben wir schon viele positive Rückmeldungen, unter anderem zum Webmailer bekommen, der durch seine moderne Oberfläche überzeugt.“ Mit dem neuen System hat die Universität Bielefeld für die kommenden Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung eine solide Basis geschaffen.

Weitere Informationen:
www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

 Vorteile und Kennzeichen des neuen E-Mails – und Kalendersystems

• Unterstützung aller wichtigen Betriebssysteme (Windows, macOS, Linux).
• Dank Groupware-Server werden viele praktische Funktionalitäten miteinander verbunden. So können auf allen angeschlossenen Endgeräten Termine, Aufgaben, E-Mails und Adressbücher immer synchron auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.
• Als Mailprogramm kann Microsoft-Outlook, Mozilla Thunderbird, Android, der iPhone oder iPad E-Mail Client oder der Android E-Mail Client verwendet werden.
• Einfache Handhabung des Kalenders
• Einfache Integration in bestehende oder zukünftige Systeme dank Standardsoftware

Daten und Fakten der Umstellung

• 39.536 Postfächer mit ca. 62 Millionen E-Mails
• 11 Terabyte Daten
• 2.150 Kalender
• 12.500 Adressbücher