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Seit dem 11. Februar nehmen auch ausgewählte Bereiche wie die Zentrale Universitätsverwaltung und das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) am Probebetrieb des Reisekosten-Workflows teil. Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen erfolgen für die Teilnehmer*innen nunmehr digital und sind nicht mehr in Papierform abzuwickeln. Um die völlige Papierfreiheit in diesem Bereich voranzubringen, sind auch die Belege als gescannte oder fotografierte Dokumente  beizufügen.

Der Zugriff auf den Workflow erfolgt in der Webversion des SAP-Systems (bekannt als „Zeiterfassung“) in der Menüleiste über den neuen Reiter „Reisekosten“. Die Prozessverantwortlichen aus dem Dezernat Personal und Organisation erwarten neben einer Optimierung der Vorgänge schnellere Bearbeitungszeiten und eine erhöhte Transparenz. Ab Sommer soll der Workflow schrittweise in den Fakultäten eingerichtet werden.

Der papierlose Reisekosten-Workflow erfolgt im Rahmen des Programms Universitätsverwaltung 2025