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Erweitere Suchfunktion

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden die Namen, die dienstlichen Kontaktdaten sowie die Funktion oder der Aufgabenbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Bielefeld in einer Datenbank gespeichert. In den vergangenen Wochen wurde das Verzeichnis um zwei neue Funktionen ergänzt: Zum einen wurde die Suchfunktion erweitert, zum anderen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt ein Foto zu ihren Kontaktdaten stellen.

Es ist jetzt möglich, zusätzlich zu den dienstlichen Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis ein Foto anzeigen zu lassen, um damit dem Eintrag buchstäblich "ein Gesicht" zu geben. Auf den Homepages einiger Einrichtungen stellen sich die Kolleginnen und Kollegen bereits mit einem Foto vor. Dies hat sich zum Beispiel in Bereichen mit häufigeren Beratungskontakten bewährt. Dieser Service wird ab jetzt auch vom BIS angeboten, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass sich die Fotos gemeinsam mit den Kontaktdaten aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis auch in andere Webseiten einbinden lassen. Einen Zugang zum Bild-Upload findet sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis im rechten Menü neben dem persönlichen Eintrag.

Die zweite umgesetzte Neuerung betrifft eine neue Suchfunktion im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Bislang war es möglich, das Verzeichnis entweder nach Namen oder ganzen Einrichtungen zu durchsuchen. Seit Neuestem besteht zusätzlich auch die Möglichkeit, sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Gruppen anzeigen zu lassen. So kann man sich Personen mit gleicher Funktion in verschiedenen Einrichtungen anzeigen lassen. Dies bedeutet konkret, dass es möglich ist, universitätsweit zum Beispiel nach "Dekanen" zu suchen. Der Nutzer erhhält dann eine Liste, die alle Dekaninnen und Dekane der Universität mit ihren Kontaktdaten zeigt. Weitere Such-Möglichkeiten sind unter anderem "Prüfungsämter", "Studienberatungen" oder "Studienbeitragskommissionen".
Ein wichtiger "Nebeneffekt" dieser neuen Suchfunktion ist es, dass zu den oben genannten Listen E-Mailverteiler erstellt wurden, die es ermöglichen, Nachrichten an die gesamte angezeigte Gruppe zu schicken. Diese E-Mailverteiler werden automatisch durch die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnis aktuell gehalten und können daher die an vielen Stellen von Hand gepflegten Verteiler und Listen ersetzen. Dass BIS-Team hofft, mit dieser "Querschnitts-Suche" durch die Einrichtungshierarchien, insbesondere den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung die Arbeit zu erleichtern.

Die neue "Funktions-Suche" kann folderndermaßen genutzt werden: Das "Personen- und Einrichtungsverzeichnis" wird durch einen Mausklick auf die "Personen-Suche" geöffnet. Hier finden sich auf der linken Seite weiteren Links. Hinter dem Link "Funktionssuche" verbirgt sich die neue Suchmöglichkeit mit verschiedenen Sortierungs-Kategorien und den entsprechenden E-Mailverteilern.