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Beschäftigte, die an der (aktuell noch ausgesetzten) Zeiterfassung in SAP teilnehmen, können ab dem 1. September 2020 Krankheitszeiten selbst digital erfassen.

Was ändert sich?
Im Falle einer Krankheit von bis zu drei Kalendertagen, für die keine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt (Kurzerkrankung ohne AU) ist es nun möglich, diese digital selbst in SAP zu erfassen, anstatt wie bisher über die Krank-/Gesundmeldung in Papierform.

Wie funktioniert es?
Nach Rückkehr in die Universität bzw. Wiederaufnahme der Arbeit wird in SAP die Kurzerkrankung rückwirkend eingebucht. Diese neue Option findet sich nun neben den Kategorien Urlaub, Fortbildung, Gesundheitskurs, usw. unter den Abwesenheitsanträgen. Diese Buchung, die erst bei bzw. nach Wiederaufnahme der Arbeit getätigt wird, zählt gleichzeitig als Gesundmeldung für den Tag, an dem sie vorgenommen wird bzw. den Folgetag nach Ende der in SAP eingebuchten Krankheitsdauer.

Was bleibt gleich?
Die SAP-Buchung ersetzt nur die bisherige Krank-/Gesundmeldung in Papierform, nicht aber die Krankmeldung selbst bei der jeweils vorgesetzten Person zu Beginn der Krankheit. Diese ist nach wie vor wie gewohnt (z. B. per E-Mail oder Telefon) erforderlich: Zu Beginn der Krankheit wird unverzüglich der Umstand der Arbeitsunfähigkeit sowie dessen voraussichtliche Dauer (nach eigener Einschätzung) mitgeteilt. Auch das Verfahren für Erkrankungen, für die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorliegen, bleibt insoweit – unabhängig von der Dauer der Erkrankung – gleich.

Was ist sonst noch zu beachten?
Für den Fall, dass eine Kurzerkrankung vorliegt, für die nach der „Drei-Tage-Regel“ keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich gewesen wäre, die aber trotzdem ärztlich attestiert wurde, kann die Buchung nicht selbständig über SAP erfolgen. Die Bescheinigung muss in diesem Fällen auf dem gewohnten Wege, gemeinsam mit einer Krank-/Gesundmeldung in Papierform, eingereicht werden. Die Universität als Arbeitgeber ist zudem berechtigt, in Einzelfällen die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Sollte eine entsprechende Auflage ab dem ersten Krankheitstag im Einzelfall bereits bestehen oder neu angeordnet werden, so wird auch die entsprechende Buchungsmöglichkeit in SAP nicht freigeschaltet.

Das entsprechende Hausrundschreiben zu dem Thema ist hier verfügbar.