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2016 gab es Änderungen in der Verwaltungsstruktur. Der Zuschnitt der Dezernate wurde teilweise verändert: so wurden aus sieben Dezernaten sechs, davon zwei neue. Das Dezernat Informationsmanagement und Hochschulentwicklung (IM/HE) unter der Leitung von Frank Klapper sowie das Dezernat Studium und Lehre (SL), das von Dr. Ulrich Körber geleitet wird, wurden neu geschaffen. Über ein Jahr nach der Neuausrichtung erklären sie im Interview mit uni.intern, was sich durch die neue Struktur geändert hat, welche Herausforderungen damit verbunden waren und welche Bedeutung sie für die gesamte Universitätsverwaltung hat.

Welche Aufgaben hat Ihr Dezernat?

Dr. Ulrich Körber: Aufgabe des Dezernats ist es, möglichst umfassend Dienstleistungen und Unterstützung zu bieten und zwar zu allen Fragen rund um Studium, Lehre und Prüfungen: Von der Planung, der Einrichtung und der Änderung von Studiengängen, über die Lehr-, Studien- und Prüfungsorganisation, das Lehrveranstaltungsmanagement bis hin zum Qualitätsmanagement in Studium und Lehre. Außerdem betreuen wir verwaltungsmäßig die Studierenden von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation. Weitere Aufgaben liegen in der akademischen Selbstverwaltung (wie Wahlen, das Verkündungsblatt, die Rechtsaufsicht über den AStA, die Verwaltung von Promotionsstipendien usw.). Schließlich werden im Justitiariat verschiedenste Rechtsfragen (insbesondere aus dem Bereich Studium und Lehre) bearbeitet, soweit es dafür keine besondere Zuständigkeit in anderen Dezernaten gibt.

Frank Klapper: Zentrale Aufgabe des Dezernats IM/HE ist das Management digitaler Informationen. Wir entwickeln und koordinieren Digitalisierungsmaßnahmen zur Unterstützung der administrativen Prozesse der Universität. Unmittelbar daran angeschlossen sind das Projekt- und Prozessmanagement. Außerdem sorgen wir im akademischen Controlling dafür, dass die benötigten Informationen für interne Steuerungszwecke und zur externen Rechenschaftslegung verfügbar sind. Inhaltlich unterstützen wir die Planungs- und Entwicklungsvorhaben des Rektorats und kümmern uns um die Kapazitäts- und Ressourcenplanung im Lehrbereich.

Was hat sich durch die Neuausrichtung geändert?

Frank Klapper: Zwei unserer zentralen Themen – Digitalisierung und Informationsmanagement – haben aufgrund der gesellschaftlichen Entwicklung hin zu einer mehr und mehr digitalisierten Welt deutlich an Bedeutung gewonnen. Die Universität stellt sich durch die Ausrichtung des neuen Dezernats dieser Herausforderung. Durch die neu ausgerichteten Aufgaben und Zuständigkeiten hat sich auch unsere personelle Besetzung verändert. Dazu kommen eine klare Struktur und eindeutige Verantwortlichkeiten. Wichtig war zum Beispiel eine Klärung der Zuständigkeiten des Bielefelder IT-Servicezentrums (BITS) im Verhältnis zum Dezernat IM/HE. Die Aufgaben sind nun klarer verteilt.

Dr. Ulrich Körber: Durch die Neuausrichtung sind insbesondere die eben genannten Aufgaben - und die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - in einem Dezernat zusammengefasst worden, die bisher in drei verschiedenen Organisationseinheiten gearbeitet haben. Die meisten Aufgaben und Prozesse, die den „Student Life Cycle“ betreffen, sind nun in einem Dezernat zusammengefasst und das Vorhaben Qualitätskreisläufe in Studium und Lehre zu schließen, kann optimal unterstützt und intensiviert werden.

Welche Herausforderungen gab es während der Neuausrichtung?

Dr. Ulrich Körber: Innerhalb des neuen Dezernats wurde insbesondere eine Abteilung neu gebildet, die sich auch noch eine Binnenstruktur geben musste. Die Leitungspositionen in dieser Abteilung mussten per Ausschreibungsverfahren besetzt werden, obwohl die auszuwählenden Personen nur aus der Mitte der vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen konnten. Vor allem mussten wir alle uns mit der neuen Struktur identifizieren und ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickeln.

Frank Klapper: Das kann ich bestätigen, eine Neuausrichtung ist ein intensiver Prozess, wir alle müssen unsere Rollen neu finden. Auch bei uns müssen schrittweise Stellen neu besetzt werden, das ist insbesondere in diesem auch in der Wirtschaft stark nachgefragten Feld nicht immer einfach.

Welche Bedeutung hat die Neuausrichtung Ihres Dezernats für die gesamte Universitätsverwaltung?

Frank Klapper: Die Zuständigkeit für Informationsmanagement und Digitalisierung liegt nun in einer Hand, das ist von zentraler Bedeutung für die Universitätsverwaltung. Dadurch können die Themen systematisch und fokussiert betrieben werden.

Dr. Ulrich Körber: Die Bedeutung liegt insbesondere in der Zusammenfassung der Aufgaben und Zuständigkeiten in Studium, Lehre und Prüfungen im Wesentlichen in einem Dezernat. Fragen von Studium, Lehre und Prüfungen haben in der Verwaltung damit ein zuständiges Dezernat als Anlaufstelle. Diese geschärfte Zuständigkeit ist besonders für die Fakultäten von Bedeutung.

Hat sich auch räumlich etwas geändert? Sind Sie umgezogen?

Dr. Ulrich Körber: Gerade für das Zusammenwachsen und das Gemeinschaftsgefühl ist die räumliche Nähe besonders wichtig. Deshalb waren wir von Anfang an um eine Zusammenlegung bemüht. Dies war aber angesichts der insgesamt angespannten und schwierigen Raumsituation in der Universität nicht einfach. Die ersten Umzüge können nun aber Anfang Dezember stattfinden.

Frank Klapper: Das war auch für uns ein wichtiger Punkt. Inzwischen gibt es eine mit dem Facility Management abgestimmte Planung. Die Umzüge werden in den nächsten Wochen erfolgen.