uni.intern
Informationsbedürfnisse der Nutzer*innen im Blick
Relaunch: Die Startseite der Universität verändert und Zielgruppenportale gestärkt
„Huch, wo sind die Servicekacheln?“ – dem einen oder anderen Beschäftigten oder Studierenden wird heute (28. März 2022) aufgefallen sein, dass die Startseite der Uni-Homepage anders aussieht. Im Auftrag des Rektorats hat das Referat für Kommunikation die Inhalte auf der „Visitenkarte“ der Universität überarbeitet, die Reihenfolge und Darstellung der Themen geändert und einzelne Angebote auf andere Seiten verschoben. Das zentrale Ziel: die Homepage soll das „Schaufenster“ der Universität sein. Im Fokus sind dabei externe Zielgruppen. Die relevanten Informationen für die internen Nutzer*innen stehen ab sofort im überarbeiteten Beschäftigtenportal und für Studierende im neuen Portal „Meine Uni“ zur Verfügung.
„Die Homepage – also der Webauftritt der Universität – ist der zentrale Ort um unterschiedlichen Zielgruppen die relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen“, erklärt Ingo Lohuis, Leiter des Referats für Kommunikation der Universität. Das Referat für Kommunikation ist für die zentralen Internetseiten verantwortlich. „Mittlerweile haben diese Informationen aber einen riesigen Umfang und eine immense Tiefe, sodass es konzeptionell neuer Antworten bedarf, um die Bedürfnisse der Zielgruppen adäquat zu erfüllen.“ Darüber hinaus hat eine Analyse ergeben, dass die bisherige Homepage der Universität Bielefeld ihr Profil als forschungsstarke Hochschule mit einem attraktiven Studienangebot nicht ausreichend transportiert. Eine starke Außendarstellung ist gerade vor dem Hintergrund der wissenschaftlichen Positionierung und einem Wettbewerb um gute Studierende aber ein zentrales Anliegen des Rektorats. „Dieses Defizit in der Außendarstellung unserer Universität hatte vor allem damit zu tun, dass wir die Startseite immer auch als Einstieg für Beschäftigte und Studierende zu ihren Services und Angeboten genutzt haben,“ erklärt Ingo Lohuis. „Die zentralen Imagebotschaften gerieten dadurch in den Hintergrund.“
Die Antwort ist eine deutlichere Zielgruppenorientierung. Für Beschäftigte existiert seit dem Relaunch von 2019 bereits das passwortgeschützte Beschäftigtenportal, das nun grundlegend überarbeitet wurde. Für Studierende hat das BIS-Team, gemeinsam mit dem Referat für Kommunikation, das neue Portal „Meine Uni“ aufgebaut. Hier finden Studierende nach Anmeldung den zentralen Einstieg in alle relevanten Informationen und den Zugang zu den BIS-Anwendungen. Für die Startseite der Universität wurde die klare Ausrichtung auf externe Zielgruppen – Studieninteressierte, externe Forschende und Lehrende, Förderinstitutionen, Unternehmen, Jobinteressierte, Journalist*innen, interessierte Bürger*innen etc. – festgelegt. Dies hatte Konsequenzen für die Inhalte. Eine prominente: die Servicekacheln finden sich nicht mehr auf der Startseite, sondern sind ins Beschäftigtenportal verschoben. Auch im „Meine Uni“-Portal gibt es ein entsprechendes Element. Auf der Startseite selbst nehmen aktuelle Meldungen einen prominenteren Platz ein und die Informationsblöcke „Forschen“, „Studieren“ und „Universität“ sind attraktiver und wahrnehmbarer gestaltet. Hier lassen sich gezielt Themen platzieren.
Bereits zum 7. März wurde das News-Angebot der Universität („Aktuell“-Blog) einem optischen und konzeptionellem Relaunch unterzogen. Die Nachrichten und Berichte werden seitdem regelmäßig durch längere und attraktiv gestaltete Geschichten und Interviews ergänzt. Diese magazinartigen Artikel – zumeist mit dem Fokus auf Forschungsthemen – werden ab sofort auch über das große Bild im Kopfbereich („Header“) der Startseite präsentiert. Sie ändern sich regelmäßig und leisten einen Beitrag zur Positionierung als forschungsstarke Universität.
Wichtige Serviceelemente für interne Nutzer*innen wie beispielsweise Webmail oder das Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ) sind weiterhin über den Footer (Fußzeilen) auf allen zentralen Internetseiten oder im Beschäftigtenportal über eigene „Highlight-Kacheln“ erreichbar.
Die Login-Buttons für das Beschäftigtenportal (https://www.uni-bielefeld.de/intern) und für „Meine Uni“ (http://meine.uni-bielefeld.de/). befinden sich jeweils im Topmenü der Startseite, für Mitarbeitende unter „Universität““ und für Studierende unter der „Studium“. Eine Besonderheit: Beschäftigte, die sich im Netzwerk der Universität befinden, erhalten auf der Startseite automatisiert einen prominenten Link auf das Beschäftigtenportal, direkt unter dem Headerbild. Externe Nutzer*innen sehen diesen nicht.
Fokus: Das neue Beschäftigtenportal
Das Beschäftigtenportal wurde grundlegend neu strukturiert und visuell ansprechender aufgebaut. Beschäftigte finden alle für sie relevanten Informationen, Services und Funktionen nun auf „ihrer“ (Start-) Seite im internen Bereich. Die Änderungen beruhen auf vielfachem Feedback aus unterschiedlichen Bereichen der Universität sowie Hinweisen aus der Mitarbeitendenbefragung (2018) und dem Ideenmanagement.
Als Neuerungen wurden beispielsweise alle Prozesse, Formulare, Vorlagen und Dokumente an einer zentralen Stelle gebündelt und thematisch geclustert. Funktionen wie eine Terminübersicht mit internen Veranstaltungen und eine schwarze Brett-/Flohmarkt-Seite stellen zusätzliche Informationen aus dem Haus bereit und bieten neue Möglichkeiten zum Austausch und zur Vernetzung. In das Nachrichtenangebot „Infos aus dem Haus“ fließen Themenbeiträge aus bestehenden Blogs ein aber auch Beiträge des neu eingerichteten „Personalien“-Blogs. Damit wurde dem vielfach genannten Wunsch nachgekommen, Personalnachrichten anlässlich Neueinstellungen, Jubiläen oder Ruheständen eine Plattform zu bieten.
Wie Beiträge in die jeweiligen Blogs gelangen und weitere Informationen zur Nutzung des neuen Beschäftigtenportals sind auf der FAQ Beschäftigtenportal-Seite zusammengefasst.
Neu: „Meine Uni“-Portal für Studierende
Unter der Adresse meine.uni-bielefeld.de oder über den grünen Button „Meine Uni“ unter dem Navigationspunkt „Studium“ können sich Studierende mit ihrem BIS-Login anmelden und gelangen dann in ein Portal das ihnen den direkten Zugriff auf alle Dienste, Services und Informationen für den Studienalltag ermöglicht.
Dazu gehören unter anderem:
• eKVV, Lern- und Studienräume, Gebühren- und Statusportal, sowie die BIS-Prüfungsverwaltung
• Zugriff auf BITS-Services wie Webmail und Co
• Bibliothek, Mensa und Hochschulsport
• Weiterführende Informationen und Beratungseinrichtungen rund um das Studium
• Aktuelle Meldungen aus den Mails für alle Studierenden
Das Portal startet in einer ersten Version, in Kürze können sich Studierende an dieser Stelle auch auf personalisierte Informationen, wie die nächsten stattfindenden Veranstaltungen aus ihrem persönlichen Stundenplan, ihre offenen Evaluationen, die neuesten Leistungen aus der BIS-Prüfungsverwaltung oder auch ihre eingeschriebenen Studiengänge freuen.
Der große Vorteil: Ab sofort genügt ein Link für die Organisation des Studienalltags und ein Lesezeichen für die wichtigsten Informationen rund ums Studium.
Übrigens: Unter dem Schlagwort „Meine Uni“ findet sich in den App-Stores die gleichnamige App für den Uni-Alltag und in allen BIS-Anwendungen ein Ausklappmenü zur Navigation zwischen den BIS-Anwendungen für Studierende und Beschäftigte.