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Interview mit Kanzler Dr. Stephan Becker

Herr Dr. Becker, wir möchten heute mit Ihnen über Entwicklungen in der Universitätsverwaltung sprechen. Bevor wir aber konkret werden noch eine grundsätzliche Frage: Was sind die Kernaufgaben der Verwaltung?

Die Universität Bielefeld hat sich für die kommenden Jahre klare Ziele in Forschung, Lehre und Studium gesetzt. Dabei spielt die Verwaltung eine wichtige Rolle, denn die Beschäftigten erbringen Services und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Bereich. Letztendlich sind wir damit für einen großen Teil der Rahmenbedingungen verantwortlich, in denen Forschung und Lehre an der Universität Bielefeld stattfinden. Das ist unser Beitrag, damit die Universität insgesamt ihre gesetzten Ziele erreicht.

 

Welche Ziele hat sich die Universität gesetzt?
Die Universität Bielefeld will im nationalen Maßstab zu den forschungsstärksten Standorten gehören, in einigen Forschungsbereichen wollen wir auch international sichtbar und attraktiv für hervorragende Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie ambitionierte Studierende sein. Den Nachweis für diesen Anspruch erbringen wir regelmäßig, beispielsweise im Förderranking der Deutschen Forschungsgemeinschaft, in dem die Universität Bielefeld bezogen auf die Größe deutschlandweit zu den erfolgreichsten Universitäten beim Einwerben von Drittmitteln zählt. Und: Wir haben weiterhin die Chance auf der „Exzellenzlandkarte“ vertreten zu sein, denn das Nachfolgeprojekt des CITEC ist im Rahmen der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern zum Hauptantrag aufgefordert. Dabei bieten wir innovative Studienangebote und eine qualitativ hochwertige Lehre. Die Services der Universitätsverwaltung orientieren sich am Bedarf der Zielgruppen, insbesondere von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Internationalisierung, Diversität, Gleichstellung und Nachwuchsförderung ziehen sich quer durch alle Bereiche und werden von uns weiter vorangetrieben. Wichtig: Die Universität Bielefeld will ein Standort mit Spitzenforschung sein. Und für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Beschäftigte sowie Studierende ein attraktiver Arbeitgeber und hervorragender Studienort.

Mit welchen Herausforderungen muss die Universität dabei umgehen?
Wir sind konfrontiert mit Einflüssen von außen. Junge Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Beschäftigte und Studierende, die an die Universität kommen, sind geprägt durch die Digitalisierung und bringen dementsprechende Erwartungen mit. Sie sind gewohnt, dass Informationen digital und überall verfügbar sind, sie ihr Leben mit Hilfe von mobilen Endgeräten wie dem Smartphone und anderen digitalen Instrumenten organisieren. Darauf müssen wir reagieren.
Zudem steigen die Studierendenzahlen seit Jahren, wir bewegen uns immer mehr in einem internationalen Umfeld und wir müssen uns mit der steigenden Diversität unserer Studierenden auseinander setzen. Auch die Struktur unserer Finanzmittel ändert sich. Die Höhe der Finanzmittel hängt immer mehr von den Erfolgen der Universität in Forschung und Lehre ab. Daran ist auch die Personalausstattung gekoppelt

Was bedeuten diese Entwicklungen für die Universitätsverwaltung?
Wir müssen mit den eben genannten Herausforderungen umgehen und dafür möchte ich die bestmögliche Struktur schaffen. Daher habe ich das Programm „Universitätsverwaltung 2025“ ins Leben gerufen. Unsere Unterstützungsleistungen sollen noch direkter auf Forschung, Lehre und Studium sowie auf unsere Zielgruppen ausgerichtet werden. Die Basis einer modernen Verwaltung ist es, sich ständig weiterzuentwickeln und optimal und nachhaltig mit den Ressourcen umzugehen. Ich sehe uns als lernende Organisation. Und das „Lernen“ möchte ich systematisch betreiben.
Gleichzeitig höre ich auch, dass Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sich durch eine Bürokratisierung eingeengt fühlen. Diese Sorge nehme ich sehr ernst. Wir müssen uns regelmäßig hinterfragen, wie unsere Angebote und Rahmensetzungen bei der Zielgruppe ankommen. Ich muss aber auch sagen: Viele Anforderungen und Prozesse, die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler als bürokratisch wahrnehmen, werden uns durch äußere Setzungen – als Beispiel sei nur das EU-Beihilferecht genannt – vorgegeben. Das darf keine Entschuldigung sein, insgesamt gilt es, die Kommunikation zu verbessern.

Wie möchten Sie diese Ziele in der Universitätsverwaltung erreichen?

Hinter dem Programm „Universitätsverwaltung 2025“ stehen verschiedene Maßnahmen. Bereits begonnen haben wir mit einigen Veränderungen in der Verwaltungsstruktur. Zentrales Ziel ist hierbei die Zusammenarbeit zwischen Hochschulleitung und Verwaltung, zwischen Verwaltung und Fakultäten und Einrichtungen sowie innerhalb der Verwaltung. Die Prozesse sollen effizienter gestaltet werden. Dafür verkürzen wir beispielsweise die Wege zwischen den Prorektorinnen und Prorektoren und der Verwaltung.
Außerdem haben wir zwei neue Dezernate geschaffen, die sich zielgerichtet um die Bereiche Studium und Lehre sowie Informationsmanagement kümmern – damit haben wir Aufgaben besser gebündelt. Auch die Prozesse zu den Fakultäten schauen wir uns intensiv an – beispielsweise im Bereich der Forschungsförderung und der Beschaffung.
Unsere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Beschäftigte und Studierende müssen schnell und unkompliziert an die für sie notwendigen Informationen kommen, dafür bauen wir digitale Prozesse, Kommunikation und Medien weiter aus. Wir haben uns gefragt, wie wir in der Universitätsverwaltung, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, zusammenarbeiten wollen. Dafür schauen wir uns Arbeitsabläufe an und identifizieren mögliche Verbesserungen. Unser Ziel ist es, wichtige Abläufe in digitale Systeme zu übertragen. Dadurch können Beschäftigte unterstützt und entlastet werden. Um optimal unsere Ressourcen einsetzen zu können, brauchen wir eine Übersicht der strategischen Projekte der Universität, die wir nachhaltig durch Planung und Controlling besser zum Erfolg führen. Dafür haben wir ein Multiprojektmanagement eingeführt.

 

Klingt nach viel Veränderung: Wie unterstützen Sie die Beschäftigten auf dem Weg zur „Universitätsverwaltung 2025“?
Mir ist bewusst, dass wir uns in einer Zeit des intensiven Wandels befinden. Dieser Wandel wird begleitet von unterschiedlichen Angeboten und Maßnahmen für die Beschäftigten: Eine Personalentwicklung, die sich an der zukünftigen Struktur und den Aufgaben orientiert, ist ein wichtiger Teil des Programms. Fort-, Weiterbildungs- und Beratungsangebote werden ständig weiterentwickelt und angepasst. Die Schulungen zum Multiprojektmanagement auf den unterschiedlichen Ebenen seien hier nur als Beispiel genannt.
Leitungskräfte spielen eine besondere Rolle in diesem Wandel. Um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hindurch zu führen, bedarf es besonderer Kompetenzen und so habe ich schon vor längerer Zeit das Projekt zur Gestaltung von Leitungsarbeit begonnen. Hier arbeiten wir ständig daran, gute Arbeitsbedingungen für alle zu gewährleisten.
Die Angebote des Gesundheitsmanagements sollen dazu beitragen, das jede und jeder Beschäftigte Bewegung in den Alltag einbaut. Auch ein Weg, die Veränderungen zu bewältigen.
Last but not least ist mir der ganz persönliche Austausch wichtig. Mit Formaten wie dem Mittagsgespräch möchte ich direkt kommunizieren, herausfinden, wo der Schuh drückt und wo wir Informationslücken füllen müssen. Die gute Resonanz zeigt mir, dass das gelingt.

Weitere Informationen:
Broschüre „Professionelle Leitungsarbeit an der Universität Bielefeld“: http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Organisation/Verwaltung/Dez_III/Abteilung_3_3/Professionelle-Leitungsarbeit_Orientierungen.pdf
Der neue Organisationsplan der Universitätsverwaltung: http://uni-bielefeld.de/Organisation_Verwaltung/organigramm.pdf