Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

Vom 7. September bis 10 September 2018 stellt das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) das E-Mail-System der Universität Bielefeld auf Microsoft Exchange um.
Nun möchten wir Ihnen dazu genauere Informationen mitteilen, inwiefern das die Angehörigen der Fakultät für Erziehungswissenschaft betrifft.

Allgemeine Informationen:
Die Migration auf das neue System beginnt am 7. September um 12:00 Uhr.  Ab diesem Zeitpunkt bis zum offiziellen Dienstbeginn am Montag, den 10. September um 09:00 Uhr steht das Mail- und Kalendersystem des BITS nicht zur Verfügung.
Da Sie während der Umstellung E-Mails weder versenden noch empfangen können, planen Sie dieses Zeitfenster bitte entsprechend in ihre Kommunikationsmaßnahmen ein (Beispiel: Fristgerechte Einreichung von Dokumenten, Anträgen etc.)
Weitere Informationen zur Migration und Anleitungen finden Sie unter: http://www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

Was passiert mit den E-Mails die während der Umstellung an meine @uni-bielefeld.de-Adresse gesendet werden?
Technisch ist es wie folgt:
Der Mailserver der Universität meldet dem E-Mail-System des Absenders eine Fehlermeldung, dass eine Zustellung vorrübergehend nicht möglich ist.
Wir können keinen Einfluss darauf nehmen, wie das E-Mail-System des Absenders diese Fehlermeldung handhabt. Verschiedene Szenarios sind denkbar:

• Dem Absender wird eine Fehlermeldung zugestellt, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
  
• Der Absender wird von seinem E-Mail-Anbieter informiert, dass die Zustellung zeitverzögert erfolgt.
• Das E-Mail-System des Absenders versucht weiter die E-Mail zuzustellen, ohne dass der Absender informiert wird.
  

Was Sie in der Praxis tun können:

• Abgabefristen und Arbeitsaufgaben am 7. September bis 12 Uhr fertigstellen oder auf Montag vertagen.
  
• Einen Hinweis über den Zeitraum der Umstellung in Ihre E-Mail-Signatur übernehmen.
  Z.B.:
  !!! E-Mail-System Umstellung !!!
  Aufgrund einer System-Umstellung der Universität Bielefeld bin ich vom 07. September ab 12:00 Uhr bis zum 10. September 2018 nicht zu erreichen.
  E-Mails die in diesem Zeitraum an mich addressiert sind werden frühestens am 10. September zugestellt und bearbeitet.
  In dringenden Fällen besuchen Sie meine Sprechstunde oder nehmen Sie telefonisch mit mir Kontakt auf.
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  !!! E-Mail system change !!!
  Due to a system change at Bielefeld University, I cannot be reached between 12:00 noon on 7 Setember and 10 September 2018.
  E-mails addressed to me during this period will be delivered and processed on September 10 at the earliest.
  In urgent cases, please visit my office hours or contact me by telephone.
  
  

Zudem haben wir das BITS darum gebeten die Hinweise zur Umstellung auf die Startseite der Universität Bielefeld (www.uni-bielefeld.de) zu stellen, da eine Information darüber aktuell nur unter "IT-Serves" zu finden ist.

Was passiert mit meinen Kalendern und Ordnern?
Eine vollständige Systemumstellung ist immer ein umfangreiches Unterfangen mit schwerwiegenden Auswirkungen. Für Ihre persönliche Kalender- und Mailstruktur hat die Umstellung folgende Auswirkungen:

• Kalender:
  Zum Beispiel wird es nicht möglich sein, die aktuellen Kalenderdaten zu exportieren und in das neue System zu importieren. Es würden trotzdem sämtliche Informationen verloren gehen, die nicht bereits vom Migrationsumfang des BITS abgedeckt sind.
  Ihre aktuellen Kalender werden nach der Umstellung lediglich noch als "Spickzettel" für die Anlage in Ihren neuen Kalendern dienen.  Alle Kalender, die Sie aktuell in Ihrem Webmailer angelegt haben, werden als solche migriert und im neuen System im Kalenderbereich unter der Kategorie "Archivierte Kalender" bereitgestellt. Es gehen jedoch zahlreiche Metainformationen verloren (z.B. Teilnehmer, Erinnerungen, Serienfunktion etc.). Vom Kopieren der "archivierten" Termine in die neuen Kalender wird dringend abgeraten!
  

• Ordnerstrukturen:
  Wenn Sie Ihre E-Mails in Ordnern auf dem E-Mail-Server sortiert haben, wird die Struktur genau so übernommen. Lokale Ordner z.B. in Thunderbird werden nicht übernommen und ziemlich wahrscheinlich verloren gehen. Ob Ihre Ordner auf dem Server gespeichert sind, können Sie im Webmailer kontrollieren. Alles was dort ersichtlich ist, wird migriert.
  

Fakultätsspezifische Informationen:

Das BITS unterstützt ausschließlich die automatische Bereitstellung von Outlook-Profilen. Wegen des hohen Arbeitsaufkommens aktuell haben wir uns bis auf Weiteres dazu entschlossen, diese Vorgehensweise zu übernehmen.
Wenn Sie am Freitag, den 7. September an ihrem PC arbeiten, stellen sie sicher dass Microsoft Outlook NICHT geöffnet ist.

Am 7. September wird ab 09:00 Uhr auf allen eingeschalteten Geräten der Fakultät ein automatischer Task aktiviert, der die bestehenden Outlook-Profile löscht.
Diese Aktion wird keinen Einfluss auf die Nutzung des Webmailers oder Thunderbird haben. Nach der Umstellung wird bei einer Anmeldung an die von der Fakultät bereitgestellten Geräte, ein neues Outlook-Profil mit Ihrem persönlichen Postfach erzeugt.
Wenn Sie weiterhin lieber Thunderbird als E-Mail-Clienten nutzen möchten, muss das Entfernen aller @uni-bielefeld.de-E-Mail-Konten und das erneute Einrichten manuell erfolgen. Anleitungen hierzu stehen noch aus.

Bevor Sie am Freitag, den 7. September in den Feierabend gehen:

• Kontrollieren Sie im Prisma (https://prisma.uni-bielefeld.de), dass Sie für das AD-Login (" Anmelden an PCs und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten") und das E-Mail-Konto ("Persönliche Rechte in der BenVW") mit Ihrem Anmeldenamen persönliche-BITS-Kennung@uni-bielefeld.de, das selbe Passwort verwenden. Diese beiden Logins werden im Zuge der Umstellung miteinander verheiratet, sodass unterschiedliche Passwörter hier zu Anmeldeproblemen führen können.
• In einer Umfrage hat die EDV für die Funktionspostfächer bereits einige rudimentäre Daten erhoben, aber sicherheitshalber sollten Sie sich dennoch notieren, wer für Ihre Kalender Lese- bzw. Schreibberechtigungen benötigt.
  
• Schließen Sie alle E-Mail-Programme und auch den Webmailer. Fahren Sie Ihren Rechner ruhig herunter.
• Wenn Sie ein mobiles Endgerät nutzen, stellen Sie Sicher, dass die E-Mail-Anwendungen mit ihren @uni-bielefeld.de-Adressen geschlossen sind oder löschen sie diese aus Thunderbird o.Ä. Eine Neueinbindung wird in jedem Fall nach der Umstellung erforderlich sein. 
  

Wenn Sie am Montag Ihre Arbeit wieder aufnehmen:

• Melden Sie sich wie gewohnt im Netzwerk der Universität an Ihrem Dienstgerät an.
  
• Probieren Sie, ob Outlook korrekt eingerichtet wurde und ergänzen Sie gegebenenfalls abonnierte Kalender oder Funktionspostfächer.
  
• Sollte Outlook nicht ordnungsgemäß funktionieren, weichen Sie auf den Webmailer aus.
  
• Geben Sie Ihre Kalender und Ordner für Ihre KollegInnen frei. 

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie anbei.
Weitere Informationen werden laufend auf der Migrations-Homepage des BITS veröffentlicht: http://www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

Zuletzt möchten wir Sie zur Selbsthilfe anhalten, da die EDV im Zeitraum nach der Umstellung nicht voll besetzt ist.

Vielen Dank und herzliche Grüße

die EDV der Fakultät

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Dear colleagues,

From September 7 to September 10, 2018, the Bielefeld IT Service Center (BITS) will convert Bielefeld University's e-mail system to Microsoft Exchange.
Now we would like to give you more detailed information on how this affects the members of the Faculty of Education.

General Information:
Migration to the new system will begin on September 7 at 12:00 noon. From this time until the official start of service on Monday, September 10 at around 09:00 noon, the BITS mail and calendar system will not be available.
Since you cannot send or receive e-mails during the conversion, please schedule this time window accordingly in your communication measures (example: timely submission of documents, applications, etc.).
For more information on migration and instructions, visit: http://www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

What happens to the e-mails sent to my @uni-bielefeld.de address during the conversion?
Technically, it's as follows:
The university mail server reports an error message to the sender's e-mail system that delivery is temporarily not possible.
We cannot influence how the sender's email system handles this error message. Various scenarios are conceivable:

• The sender receives an error message stating that the e-mail could not be delivered.
• The sender is informed by his e-mail provider that delivery is delayed.
• The sender's e-mail system continues to attempt to deliver the e-mail without informing the sender.
  

What you can do in practice:

• Completion of deadlines and work tasks by 12 noon on 7 September or postponement to Monday.
• Copy a note about the conversion period into your e-mail signature.
  For Example:
  !!! E-Mail-System Umstellung !!!
  Aufgrund einer System-Umstellung der Universität Bielefeld bin ich vom 07. September ab 12:00 Uhr bis zum 10. September 2018 nicht zu erreichen.
  E-Mails die in diesem Zeitraum an mich addressiert sind werden frühestens am 10. September zugestellt und bearbeitet.
  In dringenden Fällen besuchen Sie meine Sprechstunde oder nehmen Sie telefonisch mit mir Kontakt auf.
  _________________________
  !!! E-mail system change !!!
  Due to a system change at Bielefeld University, I cannot be reached between 12:00 noon on 7 September and 10 September 2018.
  E-mails addressed to me during this period will be delivered and processed on September 10 at the earliest.
  In urgent cases, please visit my office hours or contact me by telephone.
  

In addition, we have asked BITS to provide the information on the conversion to the homepage of the University of Bielefeld (www.uni-bielefeld.de), as information on this can currently only be found under "IT-Serves".

What happens to my calendars and folders?
A complete system changeover is always an extensive undertaking with serious consequences. The conversion has the following effects on your personal calendar and mail structure:

• Calendar:
  For example, it will not be possible to export the current calendar dates and import them into the new system. Nevertheless, all information that is not already covered by the BITS migration scope would be lost. After the changeover, your current calendars will merely serve as "cheat sheets" for the system in your new calendars.  All calendars that you have currently created in your webmailer will be migrated as such and made available in the new system in the calendar area under the category "Archived Calendars". However, numerous meta information is lost (e.g. participants, reminders, series function, etc.). We strongly advise against copying the "archived" appointments into the new calendars!

• Folder structures:
  If you have sorted your e-mails into folders on the e-mail server, the structure is copied in exactly the same way. Local folders e.g. in Thunderbird will not be taken over and will most likely be lost. You can check whether your folders are stored on the server in the Webmailer. Everything that is visible there is migrated.
  

Faculty specific information:

BITS only supports the automatic provision of Outlook profiles. Due to the high current workload, we have decided to adopt this approach until further notice.
If you are working on your PC on Friday, September 7, make sure Microsoft Outlook is NOT open.

On September 7 an automatic task will be activated on all activated devices of the faculty, which deletes the existing Outlook profiles in the morning.
This action will not affect the use of the Webmailer or Thunderbird. After the conversion, a new Outlook profile with your personal mailbox is created when you log on to the devices provided by the faculty.
If you prefer to continue using Thunderbird as your email client, you must remove all @uni-bielefeld.de email accounts and set them up again manually. Instructions are still pending.

Before you leave work on Friday, September 7th:

• Check in the PRISMA (https://prisma.uni-bielefeld.de) that you use the same password for the AD login (" Log on to PCs and other Windows and Active Directory services") and the e-mail account ("Personal rights in the BenVW") with your login name personal-BITS-Logon@uni-bielefeld.de. These two logins will be married during the conversion, so that different passwords can lead to login problems.
• In a survey, we have already collected some rudimentary data for the function mailboxes, but for safety's sake you should still note who needs read or write permissions for your calendars.
• Close all e-mail programs and the webmailer. Shut down your computer.
• If you use a mobile device, make sure that the e-mail applications with their @uni-bielefeld.de addresses are closed or delete them from Thunderbird or similar. A new integration will always be necessary after the changeover. 
  

When you get back to work on Monday:

• Log on to your service device in the university network as usual.
• Try whether Outlook has been configured correctly and add subscribed calendars or function mailboxes if necessary.
• If Outlook does not work properly, use the webmailer.
• Share your calendars and folders with your colleagues.
  

Instructions on how to set up Outlook can be found below.
Further information is continuously published on the BITS migration homepage: http://www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

Finally, we would like to encourage you to help yourself, as the EDP is not fully occupied during the period after the changeover.

Many thanks and best regards
the EDP of the Faculty