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Von Grund auf neu: Die BIS Mailverteiler
Die besten Ideen entstehen nebenher beim Kaffee - und manchmal weiß man erst im Nachhinein, wie gut eine Idee war. Vor mittlerweile 20 Jahren hat ein solches Kaffeepausengespräch dazu geführt, dass heute pro Tag ca. 25.000 Mails über BIS Mailverteiler verschickt werden können. Das war die Idee:
Könnte man nicht aus den Teilnahmelisten der Veranstaltungen im eKVV ganz automatisch E-Mailverteiler für alle Lehrveranstaltungen erzeugen, die immer aktuell sind und alle Studierenden und Lehrenden erreichen, die an einer Veranstaltung mitwirken?
Die Idee war erfolgreich und aus den Veranstaltungsmailverteilern entwickelten sich in den folgenden Jahren die verschiedensten BIS Mailverteiler, die heute die unterschiedlichsten Zielgruppen erreichen können:
Die BIS-Mailverteiler müssen nicht manuell gepflegt werden, sondern erhalten ihre Adressat*innen automatisch aus dem BIS. Für Mitarbeiter*innen sind PEVZ und SAP die Quelle, für Studierende das eKVV. Die große Vielfalt an Verteileradressen soll dafür sorgen, dass Mails möglichst passgenau geliefert werden und das der Adressat*innenkreis weder zu klein, noch zu groß ist. Die Mailverteiler haben übrigens noch die eine oder andere "Nebenverwendung", so sorgen Sie z.B. im "Meine Uni"-Portal für die Personalisierung von Inhalten für die verschiedenen Zielgruppen.
Zwanzig Jahre alt
Die Idee ist immer noch gut, aber das System ist in die Jahre gekommen. Das haben sowohl die Nutzer*innen als auch wir im Support immer stärker gespürt: Die Freigabeseite im ganz alten Uni-Design war vielleicht nur optisch irritierend, die Tatsache dass bestimmte Zeichen nicht verarbeitet werden konnten, der Versand ewig gedauert hat, wenn gleichzeitig Massenmails verschickt wurden, oder andere kleine und größere Störquellen bei Versand und Freigabe haben für Ärger und Irritation gesorgt.
Diese und noch andere Problempunkte sind nun mit einer ganz neuen Mailverteilerarchitektur beseitigt. Seit heute arbeiten die BIS Mailverteiler auf dieser neuen Architektur, die technisch wieder auf Stand ist, dabei aber auch weniger komplex und zugleich deutlich leistungsfähiger. Die neue Architektur wurde in Zusammenarbeit mit der Abteilung Netze & IT-Sicherheit des BITS etabliert, die generell für den Betrieb der E-Mailinfrastruktur der Universität zuständig ist.
Aber was hat sich - abgesehen davon, dass die unsichtbaren Systeme im Hintergrund nun andere und die alten Probleme beseitigt sind - noch verändert?
Die Freigabemail enthält jetzt nur noch einen Link, der direkt auf eine Freigabeseite führt. Hier werden nun umfangreiche Informationen zum jeweiligen E-Mailverteiler angeboten wie die Beschreibung und der Link zu der Infoseite, die den Verteiler genau erklärt, sowie dazu, wie viele Adressen aktuell im Verteiler enthalten sind, wie groß die E-Mail ist und welches Datenvolumen sie bei einer Freigabe insgesamt verursachen würde. Soll eine Mail nach Versand archiviert werden, dann wird die Wahl jetzt in der Freigabeseite getroffen - die Option wird auch nur dann angeboten, wenn eine Archivierung überhaupt möglich ist (das war im alten System anders).
Es ist nun auch erstmals möglich einen E-Mailversand abzubrechen und damit sicher zu gehen, dass eine fehlerhafte E-Mail nicht versehentlich doch freigegeben wird, z. B. wenn eine Verteilermoderation von mehreren Kolleg*innen gemeinsam verantwortet wird.
Und schließlich lässt sich die Freigabeseite nun auch nach der Freigabe einer E-Mail erneut aufrufen und gibt dann Auskunft darüber, ob die Freigabe schon erfolgte, ob der Mailversand bereits abgeschlossen ist oder in welchem Status er sich befindet.
Weitere Verbesserungen in Stichpunkten
- Verteileradressen im BCC: Bisher war es nicht möglich Verteileradressen im BCC zu verwenden, da diese Adressen im alten System nicht ankamen. Gerade bei der Verwendung von Aliasadressen ist die Verwendung im BCC Adressfeld aber sehr sinnvoll. Das neue System hat damit keine Schwierigkeiten mehr und kann genauso adressiert werden, wie man es sonst von E-Mails gewohnt ist
- Gleichzeitige Adressierung von mehreren Verteilern: Wenn eine E-Mail an mehrere Verteiler zugleich geschickt wird, z. B. an alle Verwaltungsleitungen und alle Dekan*innen, so war das im alten System nicht erkennbar. Im neuen System bleiben die Adressfelder so erhalten, wie sie in der ursprünglichen E-Mail waren, damit können die Empfänger*innen nun direkt sehen, wer insgesamt adressiert wurde
- Die Absender*innen erhalten ihre Mailkopie erst dann, wenn die Verteilung beendet ist und wissen damit, dass die Verteilung abgeschlossen ist.
Gut für uns: Einfacherer Support
Auch wenn wir davon ausgehen, dass sich die Supportanfragen zu den Mailverteilern nun deutlich reduzieren, wird es natürlich weiterhin Fälle geben, in denen genauer nach dem Verbleib einer E-Mail geschaut werden muss. Durch die Verringerung der an den Mailverteilern beteiligten Systeme haben wir auch uns hier die Arbeit einfacher gemacht und sind damit in der Lage, solche Anfragen viel schneller und mit weniger Spezialwissen zu beantworten.
Sicherer und mit Potential für Weiterentwicklungen
Die neue Architektur garantiert uns Zukunftssicherheit für die kommenden Jahre und ist im Hinblick auf die IT Sicherheit und Cyberresilienz ein großer Sprung, bei dem auch Überlegungen zur Bewältigung eines IT-Krisenfalls eingeflossen sind: In so einem Fall wären die Verteiler ein Weg um möglichst schnell wieder innerhalb der Universität kommunizieren zu können und je weniger Komponenten hier benötigt werden, desto schneller kann ein Wiederaufbau erfolgen.
Zugleich bietet diese Architektur aber auch das Potential für neue Funktionen, die so bisher nicht möglich waren: Ob es um die Idee geht, E-Mails von Prüfungsämtern direkt in der Prüfungsakte zu archivieren, oder einen Datenaustausch mit anderen Systemen. All dies kann einfacher in die neue Struktur integriert werden.