Die Terminbuchung im eKVV hat in den letzten Jahren zahlreiche Funktionen hinzugewonnen und kann heute für Zwecke eingesetzt werden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht unmittelbar naheliegend sind. Selbst wenn man sich unsere Hilfeseite zu den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten genau durchliest.

Einige dieser Anwendungen werden hier vorgestellt und dabei wird vielleicht auch deutlich, warum es Kolleg*innen gibt, die diesen BIS Dienst als eine Art 'Schweizer Taschenmesser' bezeichnen:

1. Sprechstundenorganisation mit Extras 

Wir haben die Terminvereinbarungsfunktion gegründet mit dem Ziel Lehrenden die Organisation ihrer Sprechstunden online und mit geringem Aufwand zu ermöglichen:

Sie legen einfach eine Serie mit Terminen an, an denen Sie prinzipiell für Gespräche zur Verfügung stehen und legen dabei die Dauer der einzelnen Termine fest. Sie können unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten.

Die Studierenden finden Ihre Angebote über das PEVZ und das eKVV und können dort direkt den Termin buchen, den sie präferieren. Dabei können die Studierenden schon angeben, über welches Thema sie mit Ihnen sprechen wollen, und falls Sie unterschiedliche Formate anbieten, welche sie nutzen möchten.  

Sie erhalten - wenn Sie wollen - Benachrichtigungen per E-Mail über Buchungen und im eKVV eine Übersicht über alle Termine. In der ‘Meine Uni’ App werden Ihnen die Buchungen ebenfalls angezeigt und es ist auch möglich, die Termine in Outlook einzubinden..

Die Extras

Für die meisten Lehrenden sind diese Funktionen schon komplett ausreichend. Allerdings finden Sie unter den erweiterten Einstellungen noch Optionen, die auch in der Sprechstundenorganisation interessant sein könnten:

Buchbar ab: Wenn Sie schon alle Sprechstunden für das nächste Semester in einem Rutsch anlegen möchten, aber nicht wollen, dass schon weit in der Zukunft liegende Termine gebucht werden, können Sie auf diese Weise eine Begrenzung einstellen und Buchungen z. B. erst 14 Tage vor einen Termin ermöglichen.

Gruppenname: Falls Sie pro Studierender*m nur eine Buchung zulassen wollen, tragen Sie hier einen Text ein wie ‘Sprechstunde’. Dann werden alle Termine als zur gleichen Termingruppe gehörend interpretiert und pro Gruppe ist nur ein Termin pro Person buchbar. Diese Einschränkung gilt nur für kommende Termine: Studierende, die in der Vergangenheit schon einmal einen Termin gebucht haben, können das in der Zukunft also wieder tun.

2. Klausureinsicht im Onlineformat durchführen

Sie möchte eine Klausureinsicht online durchführen und dazu:

• Allen Teilnehmer*innen individuelle Onlinetermine anbieten 

• Nur den Teilnehmer*innen der Klausur die Buchung der  Termine ermöglichen und

• Den Teilnehmer*innen die Buchung genau eines dieser Termine freigeben

Dann können Sie dazu die Verteiler- / Zielgruppen-Funktion der Terminvereinbarungsfunktion verwenden und das geht so:

Sie legen die Termine für die Klausureinsicht an und gehen dabei zunächst genauso vor wie bei der Anlage normaler Sprechzeitentermine mit Videokonferenz. Aber Sie verwenden nun die erweiterten Einstellungen und tragen im Feld ‘Verteiler’ den Mailverteiler der eKVV Veranstaltung ein, in der die Klausurteilnehmer*innen sind. Falls Sie eine eigene eKVV Veranstaltung für die Klausuranmeldungen verwendet haben, nehmen Sie deren Verteiler, sonst den BIS E-Mailverteiler der Veranstaltung, zu der die Klausur gehört. Dadurch können nur noch die Teilnehmer*innen an dieser Veranstaltung diese Termine buchen.

Sie sollten in das Beschreibungsfeld der Termine einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, damit für die Studierenden direkt sichtbar ist, welcher Termin für diesen Zweck gedacht ist.

Schließlich können Sie den schon zuvor beschriebenen Gruppennamen mit einem Eintrag wie ‘Klausureinsicht XYZ’ füllen. Dadurch werden die Termine gruppiert und es kann pro Person nur ein Termin gebucht werden.

3. Vertretung im Serviceteam

Die Terminvereinbarungsfunktion hat ein Berechtigungskonzept, welches es Sekretariaten ermöglicht die Termine ihrer Lehrenden zu managen.

Darüber hinaus können Serviceteams sich auch gegenseitige Berechtigungen einrichten lassen, so dass Termine untereinander übernommen und abgeglichen werden können. So kann gerade im Erkrankungsfall ein kurzfristiger Ausfall entweder den Studierenden gegenüber kommuniziert oder der Termin auf andere Kolleg*innen übertragen werden.  

Je nach Ausgestaltung der Rechtevergabe kann sich ein Team komplett gegenseitig vertreten, oder nur die Teamleitungen können Einblick nehmen.

4. Nutzungen für Einrichtungen und Gruppen

Die folgenden Beispiele beschreiben Anwendungen der Terminvereinbarungsfunktion, die über die Nutzung durch einzelne Personen hinausgehen. Zwar lassen sich alle im Folgenden beschriebenen Konfigurationen auch mit persönlichen Terminen durchführen, aber im Regelfall wird hier über das BIS Team eine entsprechende Grundkonfiguration eingerichtet und dabei auch der Zugriff der zuständigen Personen auf die Buchungen hergestellt:

5. Tickets für Konzerte vergeben

Die Terminvereinbarungsfunktion lässt sich auch verwenden für die Verteilung von Ressourcen fast beliebiger Art. Eine Anwendung fand bei der Organisation der Nacht der Klänge in der Coronazeit statt, als es darum ging die Zahl der Besucher*innen zu limitieren. Dies waren die Anforderungen:

• Es soll eine Onlinebuchung der Tickets möglich sein

• Eine Person soll maximal ein Ticket buchen können

• Ein Ticket darf natürlich nur einmal vergeben werden

• Das System muss einem plötzlichen Ansturm von Ticketbucher*innen gewachsen sein

• Es muss eine Gesamtliste der Buchungen für weitere Verarbeitungen etwa in Excel exportierbar sein

Für diese Art von Anwendung wird nur ein ‘Termin’ angelegt, der dann faktisch als das Ende des Buchungszeitraums fungiert, aber zu diesem Terminzeitpunkt eine ggf. große Anzahl von parallelen Terminen angeboten, den ‘Tickets’.  

Dazu wird in den erweiterten Einstellungen der Bereich ‘Parallele Termine’ verwendet und dieser hat 3 Einstellungen:

• Anzahl Tickets: Hier wird eingestellt wie viele Tickets es gibt, z. B. 500

• Vorangestellte Bezeichnung: Hier kann ein Vortext wie z. B. ‘Ticket Nr. ‘ eingetragen werden

• Beginn der Nummerierung: Hier kann z. B. ein Wert wie ‘100’ eingetragen und so erreicht werden, dass alle Ticketnummern 3-stellig sind

In der Buchungsansicht werden diese 500 Tickets zu einer einzigen Zeile zusammengefasst und es gibt eine schnelle Übersicht, wie viele Tickets noch vorhanden sind.

Über die ‘Buchbar ab’ Angabe können Sie Ticketvergaben in Ruhe vorbereiten und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigeben lassen. In der Bearbeitungsansicht gibt es eine Option, alle Buchungen in einem Rutsch zu exportieren, falls dies etwa bei der Zugangskontrolle benötigt wird.

6. Impfkampagnen managen

Die Coronaimpfungen waren die erste Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion für die Organisation von Impfungen, die Grippeschutzimpfungen sind nun eine regelmäßige Anwendung. Auch wenn Sie selbst keine Impfungen zu organisieren haben sind Anwendungen denkbar, die sich durch ähnliche Anforderungen auszeichnen:

• Das Terminangebot verteilt sich über mehrere Tage, aber es soll nur eine Buchung pro Person möglich sein

• Nur Mitarbeitende aus bestimmten Statusgruppen dürfen das Angebot nutzen

• Bei der Registrierung müssen weitere Informationen erfasst und eine Datenschutzerklärung bestätigt werden

• Ein Export aller Buchung samt der abgefragten Zusatzinformationen muss möglich sein

Diese Anforderung lassen sich so umsetzen:

Gruppe: Durch die Eintragung eines Gruppennamens wie ‘Grippeschutzimpfung’ sind alle Termine eine Gruppe und jede Person kann nur einen Termin buchen. Vor einem Wechsel auf einen anderen Termin muss die vorherige Buchung zuerst rückgängig gemacht werden.

Verteiler: Hier wird der BIS Verteiler der Mitarbeitenden mit bestimmten Statusgruppen verwendet. Die große Anzahl von BIS Mailverteilern erlaubt hier sehr flexible Steuerungsmöglichkeiten.

Fragebogen: Hier wurde durch das BIS Team ein passender Fragebogen entwickelt, der die für die Impfkampagne notwendigen Daten bei der Buchung direkt abfragt, über die Datenschutzerklärung informiert und die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholt. Dieser Fragebogen wird hier verknüpft und beim Export der Anmeldungen werden die darüber erfassten Daten mitgeliefert.

7. Tagungsorganisation unterstützen

Auch Tagungen wurden bereits über die Terminvereinbarungsfunktion organisiert. Selbst wenn es dafür natürlich spezialisierte Systeme mit größerem Leistungsumfang gibt, ist die Terminvereinbarungsfunktion eine niederschwellige Lösung. In dem konkreten Anwendungsfall gab es diese Anforderungen:

• Ziel ist die Verteilung der Teilnehmer*innen auf parallel stattfindende Tracks der Tagung. Die Teilnehmer*innen sollen sich dazu bei den Tracks registrieren können, an denen sie teilnehmen wollen, so lange bis alle Plätze in einem Track vergeben sind

• Es soll nicht möglich sein sich zu mehreren parallel laufenden Tracks zugleich anzumelden

• Es muss auch Externen möglich sein sich zu registrieren  

Wenn die Tagung eine Agenda in dieser Form hätte:

• Morgensession 9-12 Uhr: Track 1 - Kaffee (15 Plätze) / Track 2 - Tee (20 Plätze)

• Nachmittagssession 13-16 Uhr: Track 1 - Kaffee 2 (15 Plätze) / Track 2 - Tee 2 (20 Plätze)

könnte eine entsprechende Konfiguration so aussehen:

Gruppen ‘Morgensession’ und ‘Nachmittagssession’: Die Buchungsmöglichkeiten werden in diese beiden Gruppen aufgeteilt, damit in jeder Session nur ein Platz pro Person gebucht werden kann.

4 Ticketblöcke für die Tracks: Die vier Tracks werden jeweils in separaten Schritten generiert, um die unterschiedlichen Zeiten und Themen setzen zu können. Über die Einstellung der parallelen Termine wird die jeweilige Platzanzahl (15 oder 20) eingestellt. Da eine sichtbare Ticketnummer nicht benötigt wird, bleibt der Eintrag leer und die (interne) Ticketnummerierung kann einfach bei 1 beginnen.

In der Beschreibung wird die jeweilige Trackbezeichnung eingetragen, damit für die Terminbuchenden klar ist was gemeint ist.

Aus dieser Konfiguration entsteht dann für die Tagungsteilnehmer*innen eine Buchungsanzeige mit 4 Einträgen:

• 9-12 Uhr, Track 1 - Kaffee (15 von 15 Plätzen frei)

• 9-12 Uhr, Track 2 - Tee (20 von 20 Plätzen frei)

• 13-16 Uhr, Track 1 - Kaffee 2 (15 von 15 Plätzen frei)

• 13-16 Uhr, Track 2 - Tee 2 (20 von 20 Plätzen frei)

Die Buchbarkeit für Externe muss einmalig freigeschaltet werden, danach ist es möglich, sich sowohl mit Uni Login anzumelden wie auch per E-Mail. Die Externen erhalten dabei zuerst eine Mail mit einem Buchungslink um sicherzustellen, dass sie die eingetragene E-Mailadresse unter Kontrolle haben. Die Buchungen können dann exportiert werden für die weitere Tagungsorganisation.

8. Medizin: Profilwahl

Diese Anwendung der Terminvereinbarungsfunktion stellt insbesondere die Verknüpfung mit Fragebögen und die Beschränkung auf festgelegte Zielgruppen in den Vordergrund:

Im Medizinstudium müssen die Studierenden im 1. Fachsemester entscheiden welches der 5 Profile sie studieren möchten. Da nicht alle Studierenden in jedem Fall ihr Lieblingsprofil erhalten können wird eine Priorisierung abfragt und danach eine Verteilung durch die Fakultät gemacht.

Die Terminvereinbarungsfunktion ist hier die Oberfläche, in der die Studierenden ihre Profilpräferenzen ausdrücken können. Dazu wird die Terminvereinbarung so konfiguriert:

Fragebogen: Hier wird der vom BIS Team für diese Anwendung konfigurierte Fragebogen verknüpft, in dem die eigentliche Wahl der Profile stattfindet.

Verteiler / Zielgruppe: Hier werden über den eKVV Studiengangsverteiler die Studierenden im 1. Fachsemester Medizin gesetzt und einzelne weitere Matrikelnummern, die ebenfalls noch die Wahl durchführen müssen.

Parallele Termine: Für die Profilwahl wird die Terminvereinbarung quasi als Ticketsystem genutzt und für jede*n Studierende*n ein Ticket angelegt. Auf diese Weise ist auch gleich gewährleistet, dass die Profilwahl nur einmal getätigt wird.

Da die Studierenden nach der Eintragung per Mail eine Kopie ihrer Antworten erhalten, können sie sicher sein, dass die Registrierung erfolgreich und in ihrem Sinne war. Die Medizin kann dann die Wahlergebnisse exportieren und die eigentliche Zuordnung vornehmen.

9. Medizin: Organisation von eKVV Veranstaltungen

Ein weiterer Anwendungsfall aus der Medizin betrifft die Organisation der sogn. Schauspielpersonen: Hier geht es darum zu einer großen Zahl von Veranstaltungsterminen geeignete Darsteller*innen von Krankheitsbildern zu organisieren. Die Anforderungen dazu lassen sich so beschreiben:

• Die Termine der Terminvereinbarungen sollen aus eKVV Daten erstellbar sein, damit keine zeitaufwändige und fehlerträchtige Neueingabe erfolgen muss

• Es soll gesteuert werden können welche Schauspielpersonen sich für welche Veranstaltungen registrieren (die Personen müssen die richtigen Kompetenzen haben)

• Nach der Registrierung muss eine manuelle Verteilung durch die Fakultät auf die Termine möglich sein

• Die Schauspielpersonen sollen danach mit einem Blick erkennen können zu welchen Terminen sie eingeteilt wurden

Für diesen Zweck hat die Terminvereinbarungsfunktion eine Erweiterung erhalten und zwar den dritten Reiter in der Terminanlageseite ‘Generierung aus eKVV Veranstaltungen’. Dort kann eine Liste von Belegnummern eingetragen werden und deren Termine werden verwendet für die Termingenerierung. Dabei werden aus den eKVV Veranstaltungsdaten alle nutzbaren Informationen extrahiert und auch eine Verlinkung zur Veranstaltung hergestellt.

Verteiler / Zielgruppen: Über die Verteiler kann gesteuert werden welche Schauspielpersonen sich prinzipiell bei einem Termin registrieren können. Dazu wird hier die Liste der UniIDs dieser Personen eingetragen.

Parallele Termine: Um die Registrierung von mehrere Schauspielpersonen pro Termin zu ermöglich wird für jeden Termin eine Anzahl von Tickets generiert.

Über die manuelle Zuteilungsoption wird danach von der Medizin festgelegt, welcher Termin von welcher Person am Ende bedient werden soll.   

10. Nutzung als öffentlicher Kalender

Eine letzte Anwendungsmöglichkeit der Terminvereinbarungsfunktion ist die als öffentlicher Kalender. Hier steht nicht die selbstständige Buchung durch Terminsuchende im Vordergrund, sondern die Möglichkeit vergebene Termine darzustellen.

Es gibt dazu auch andere Angebote an der Hochschule, so lassen sich die Exchange Kalender des BITS ebenfalls öffentlich freischalten. Die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion hat hier aber folgende Eigenschaften, die in manchen Anwendungsfällen relevant sein könnten:

• Vergangene Termine sind nicht mehr sichtbar

• Die Anzeige im eKVV ist im Corporate Design

• Es ist möglich zwischen öffentlich sichtbaren Informationen und nur intern sichtbaren Angaben zu unterscheiden

Wenn diese Art der Nutzung angestrebt wird ist das Vorgehen so:

• Der Kalendereintrag wird in Form eines Terminangebots angelegt, meist nur für einen bestimmten Tag

• Nach der Anlage wird direkt in die manuelle Zuteilung des Termins gegangen und dieser als zugeteilt markiert. Damit ist er nicht buchbar. Um Buchungen unmittelbar zu verhindern, kann bei der Terminanlage auch im ‘Verteiler’-Attribut die eigene UniID eingetragen werden. Dadurch wäre der Termin nur noch für einen selbst buchbar 

• Nach der Markierung des Termins als vergeben können in den internen Anmerkungen Eintragungen gemacht werden, die nie in der öffentlichen Sicht des eKVVs angezeigt werden

 Es gibt eine Variante der öffentlichen Sicht, die nur die belegten Termine zeigt. Auf diese kann dann von externen Seiten aus verlinkt werden. 

Weitere Informationen

Hier finden Sie weitere Information zu diesem Dienst im BIS: 

• Beschreibung der Terminbuchungsfunktion im Campus-Support 
• Wie kann ich meine Termin in Outlook einbinden 
• Beratung zum Einsatz der Funktion gibt wie immer der BIS Support