Transformation und Zusammenarbeit

Zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn für das Sommersemester 2026 ist die elektronische Studierendenakte an den Start gegangen. Bewerbungen und Einschreibungen an der Universität Bielefeld erfolgen weiterhin über das Campusmanagementsystem HIS-in-One. Durch die Einführung der elektronischen Studierendenakte reicht das HIS-System die entstehenden Dokumente automatisiert zur revisionssicheren Ablage weiter. Schon jetzt sind ca. 2.600 Bewerbungsakten und rund 500 Immatrikulationsakten vollständig elektronisch erfasst. 

Im Verlauf des Bewerbungsverfahrens und des Studiums werden den personenbezogenen Akten weitere aktenrelevante Dokumente hinzugefügt. Hierzu zählen beispielsweise Zulassungsbescheide, Bescheinigungen oder Dokumente im Zuge von Onlineanträgen. Bisher wurden sämtliche Dokumente direkt im Campusmanagementsystem gespeichert. Mit der neuen technischen Lösung werden sie an das Dokumentenmanagementsystem übertragen, welches die technische Grundlage der eAkte bildet und die revisionssichere Ablage gewährleistet. Dort verbleiben die Dokumente bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. 

Ende der Papierakten in Aussicht 
Als nächster Schritt zur papierlosen Ablage ist geplant, die vorhandenen Papierakten aller aktiven Studierenden einzuscannen und sie den bereits jetzt im Dokumentenmanagementsystem angelegten eStudierendenakten hinzuzufügen.
Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.