Transformation und Zusammenarbeit

Das SAP-System wird häufig als großer, schwerer Tanker erlebt – wenig übersichtlich und schwer zu bedienen. Dieses Bild ändert sich durch das Digitalisieren von SAP-Arbeitsabläufen mit der Workflow-App „by bpc“. Kleinen, wendigen Schnellbooten vergleichbar lassen sich die digitalen Prozesse durch Anträge und Genehmigungen navigieren. Das Projekt Organisationsmanagement (OM) entwickelte nun die ersten Anwendungen. Dafür definierte es OM-Pflegeprozesse und setzte sie mit der Workflow-App in SAP um.

Mit einem kritischen Blick auf gewohnte Routinen wurden Arbeitsabläufe zunächst überdacht und optimierte Prozesse definiert. Diese wurden mit Hilfe der Workflow-App in anwendungsfreundlichen, digitalen Formularen individuell abgebildet. Die Formulare kombinieren in der Regel die Erfassung von Daten mit Genehmigungsschritten. Darüber hinaus kann ein Workflow weitere Funktionalitäten übernehmen. So kombiniert beispielsweise der Workflow zum Beantragen einer Professur mehrere Aktivitäten. Er unterstützt das Erstellen einer Rektoratsvorlage sowie die Ausschreibung der Professur durch die Personalabteilung PS.1. Dem Finanzcontrolling stellt er die wesentlichen Daten zur Anlage einer Kostenstelle für die Professur in komprimierter Form zur Verfügung. Mit Abschluss des Workflows werden die Arbeitsgruppe und zugehörige Organisationsstellen in SAP-OM angelegt. Zusätzlich wird eine Berufungsakte im DMS erstellt und mit den Dokumenten aus dem Workflow befüllt.

Beifall für die Neuerungen
Überzeugt und begeistert äußern sich Kolleg*innen aus dem Personalbereich und aus den Fakultäten. Sie heben die intuitiv zu bedienende Oberfläche sowie das klare Bild von SAP besonders hervor: In der App sind nur die Felder und Daten sichtbar, die sie für ihre Arbeitsschritte benötigen. Als ausgesprochen hilfreich loben die Kolleg*innen den jederzeit nachvollziehbaren Status eines Workflows und aktuelle Berichtsdaten.

Pilotbetrieb ist angelaufen
Die Sportwissenschaft hat die Pilotfunktion übernommen und erprobt Anwendungsfälle, die sie schon jetzt mit Hilfe der Workflow-App bearbeiten kann. Zum Auftakt stehen mehrere Formulare für das Anlegen von Organisationseinheiten und Organisationsstellen zur Verfügung. Auch die Zuordnung einer Person zu einer Organisationsstelle innerhalb einer Arbeitsgruppe kann zukünftig über einen komfortablen und einfach zu bedienenden Workflow geändert werden. Erste positive Pilot-Erfahrungen konnten die Anwender*innen beim Anlegen von Organisationsstellen machen.

Bedeutender Meilenstein im Organisationsmanagement
Mit der konkreten Umsetzung im operativen Bereich gelingt dem Organisationsmanagement ein gewaltiger Schritt nach vorne. Die Vorteile der neu geschaffenen Organisationsstruktur mit ihren einheitlichen Merkmalen werden nach außen deutlich sichtbar. Die positive Resonanz auf die erheblich vereinfachten Arbeitsabläufe honoriert die Aktivitäten in diesem Großprojekt.

Über das Organisationsmanagement-Projekt
Als Ziel des Gesamtprojektes unter der Leitung von Dr. Christiane Büchter und Tobias Pelz sollen alle Organisationseinheiten der Universität Bielefeld im Modul SAP-OM abgebildet werden und OM-Standardberichte auf Basis der SAP-Daten nutzbar sein. In den eng verknüpften Teilprojekten „Zuständigkeiten und Pflegeprozesse“ und „Umsetzung Fakultäten“ wurden die ersten workflow-gestützten Pflegeprozesse erarbeitet und befinden sich derzeit im Pilotbetrieb. Nach erfolgreichem Pilotabschluss ebnen sie den Weg für andere Fakultäten.
Weitere Informationen zum Organisationsmanagement und dem aktuellen Projektstand sind auf den Webseiten des Organisationsmanagement im Beschäftigtenportal zu finden.