Transformation und Zusammenarbeit

Das 2021 an der Universitätsbibliothek Bielefeld eingeführte Bibliotheksmanagementsystem Alma ist um eine Schnittstelle reicher und noch effizienter geworden. Ab sofort werden die Rechnungen für Medien der Universitätsbibliothek direkt in Alma geprüft und freigegeben. Ein Import der Rechnungsdaten aus SAP ermöglicht die medienbruchfreie Bearbeitung an zentraler Stelle.

Das macht Alma
Die cloudbasierte Software Alma ist der Dreh- und Angelpunkt für die bibliothekarischen Tätigkeiten an der Bielefelder Universitätsbibliothek. Alma ist darauf ausgerichtet, die Medienerwerbung und -katalogisierung sowie die Recherche und Ausleihe der Medienbestände vollumfänglich zu managen. Ergänzend wurde jetzt als spezifische Anforderung die Integration der Alma-Rechnungsbearbeitung in die SAP-Prozesse umgesetzt.

So arbeiten SAP und Alma zusammen
Eine neue, als „Connector“ bezeichnete Software regelt den für die Rechnungsbearbeitung nötigen Datenaustausch zwischen SAP und Alma. Sie identifiziert die über SAP eingegangenen E-Rechnungen für Bibliotheksbestellungen und importiert die Rechnungsdaten in das Bibliothekssystem. In Alma wird der Wareneingang erfasst und die zugehörige Rechnung geprüft. Mit der Weitergabe von Statusmeldungen aus Alma an das SAP triggert der Connector die nachfolgenden Standardabläufe der Rechnungsbearbeitung in SAP.

Zielsetzung der neuen Lösung
Eine weitgehend automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung der Bibliotheksrechnungen im Zusammenspiel mit SAP war das Leitbild für die Umsetzung einer neuen Lösung. Dieses Ziel wurde durch die Einrichtung einer Schnittstelle zwischen SAP und dem Bibliothekssystem Alma erreicht. Rechnungs-, Liefer- und Bestelldaten werden nun automatisiert zwischen den beiden Systemen ausgetauscht. Alle Informationen zum Lebenszyklus eines Bibliotheksmediums lassen sich an zentraler Stelle nachverfolgen.

Universitätsinterne Umsetzung
Entgegen der ursprünglichen Planung wurde die neue Lösung universitätsintern ohne Beteiligung eines externen Dienstleisters umgesetzt. In enger Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung, dem Team SAP, der SAP Koordination und der Literaturerwerbung übernahm der Servicebereich Bibliothekstechnologie und Innovationsmanagement die Programmierung des Connectors. Nach umfangreichen Tests konnte die Lösung nun erfolgreich in Betrieb genommen werden.

Weiterentwicklung
Zum Ausbau der Funktionalitäten arbeitet die Bibliothek an der Entwicklung einer automatisierten Rechnungsprüfung und -freigabe in Alma. Darüber hinaus plant sie die Erweiterung des Datenaustauschs durch den Connector auf Rechnungen im PDF-Format.