Transformation und Zusammenarbeit

Der Startschuss ist gefallen: Nach einer erfolgreichen Pilotphase wird die ePersonalakte jetzt flächendeckend ausgerollt. Mit dem Go-Live werden die für die Personalservices relevanten Anträge und Unterlagen beschäftigter Personen digital im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorgehalten. Eine Schnittstelle gewährleistet das Übertragen notwendiger Daten aus SAP und bei jeder Neueinstellung wird die Akte für diese Person automatisch angelegt.

Optimierte Arbeitsabläufe durch einheitliche Aktenstruktur
Im gemeinsamen Entwicklungsprojekt des Dezernats Personal und Organisation (P/O) und des Dezernats für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) entstand eine einheitliche Struktur für die Akten aller Beschäftigten der Universität Bielefeld. Sie ist die notwendige Grundlage, um Arbeitsabläufe systematisch zu vereinheitlichen und diese durch digitale Prozessunterstützung sukzessive zu optimieren. Als Erstes werden die Prozesse zur Arbeitszeitreduzierung und Elternzeit digital.

Schrittweise Einführung und Weiterentwicklung
Für viele Kolleg*innen des Personaldezernats gehört die Arbeit mit der elektronischen Akte nun zum Tagesgeschäft. Ein striktes, gut durchdachtes Berechtigungssystem lässt sie je nach Tätigkeit auf die für sie relevanten Akten zugreifen. Die neue Art der Zusammenarbeit mit den Fakultäten, Einrichtungen und Dezernaten ist für die ersten Bereiche bereits umgesetzt. Alle weiteren dezentralen Personalbereiche werden nach und nach einbezogen und mit der neuen Kooperationsform vertraut gemacht.
Parallel arbeitet das Projektteam an einer Version 2 der ePersonalakte. Diese sieht den direkten Zugriff der dezentralen Bereiche auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente vor. – Ein elementarer Meilenstein auf dem Weg zur modernen Verwaltung nach dem Motto „Wir wollen einfacher, schneller und besser werden“.

Digitale Transformation der ePersonalakte wird erlebbar
Im Rahmen der Veranstaltung Digitale Transformation erlebbar machen geben Julia Stehle (Dezernat P/O) und Regina Karthaus (Dezernat DT/P) anhand von Beispielen einen Einblick in die elektronische Personalakte. In ihrem Vortrag „ePersonalakte: Smart arbeiten in der Personaladministration“ mit Live-Demo zeigen die Referentinnen zusammen mit Key-Usern, wie die elektronische Personalakte Abläufe vereinfacht und die „Personal“-Arbeit in die Zukunft bringt. Nähere Informationen zu der Präsenzveranstaltung am 26. März 2026 und die Möglichkeit zur Anmeldung sind über den obenstehenden Link zu finden.