Transformation und Zusammenarbeit

Beschäftigte der Universität Bielefeld, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, melden ab sofort alle Krankheitstage über ihren persönlichen SAP-Web-Zugang. Ein neuer Workflow verarbeitet Krankmeldungen mit einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wie auch solche mit einem konventionellen Attest (AU) in Papierform. Auf eine Freigabe durch die vorgesetzte Person verzichtet der Workflow. Die gemeldeten Abwesenheitszeiten werden im Arbeitszeitkonto direkt gutgeschrieben.

Einfache und schnelle Buchung durch die Beschäftigten
Ein Großteil der Beschäftigten beantragt über die Web-Oberfläche des SAP Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Fortbildungen oder Krankheiten ohne Attest. Als weitere Art der Abwesenheit wählen sie nun „Krankheit mit AU/eAU“ und geben den entsprechenden Zeitraum an. Ein Attest in Papierform lässt sich in der SAP-Anwendung als Scan oder als Bild hochladen. Das zeitaufwändige Ausfüllen des Formulars für Krank- und Gesundmeldung und die Angabe von Sozialversicherungsnummern entfällt. Unverändert bleibt die Pflicht, sich am ersten Krankheitstag bei der vorgesetzten Person krank zu melden.

Geplante Weiterentwicklung im Personaldezernat
Vom Landesamt für Besoldung gelieferte Informationen zur Krankenkasse und Rentenversicherungsnummern werden nun automatisiert in SAP importiert und erleichtern die nachgelagerte Bearbeitung krankheitsbedingter Abwesenheiten. Ein automatisierter Abgleich der von den Krankenkassen gemeldeten und den tatsächlich genommenen Krankheitstagen ist in Vorbereitung. In einer weiteren Ausbaustufe soll die Prüfung der Lohnfortzahlung digital unterstützt werden.

Weitere Informationen
Die Webseiten des Dezernats P/O geben den Beschäftigten umfassende Hilfen an die Hand. Dort ist zum Beispiel eine Anleitung zum Erfassen der Krankheitstage in SAP zu finden. Außerdem ist hier das neue digitale Formular für Krankmeldungen für nicht an die Zeiterfassung angebundene Beschäftigte hinterlegt. Die bisherige Meldung auf Papier ist auch für diese Beschäftigtengruppe nicht mehr erforderlich. Darüber hinaus geben die Webseiten Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ), wie beispielsweise zu Folgekrankmeldungen und Krankheitstagen am Wochenende. Bei individuellen Fragen leisten die zuständigen Ansprechpersonen aus der Sachbearbeitung Arbeitszeit Unterstützung. Sie sind per Mail über personal_krankmeldung@uni-bielefeld.de zu erreichen.