Transformation und Zusammenarbeit

Die Tage der Projekte und Prozesse am 25. und 26. März 2026 standen unter dem Motto „Digitale Transformation erlebbar machen“. Die Keynote der Veranstaltung lenkte den Blick auf Digitalisierung in Kommunen und übertragbare Strategien, welche im Kontext der Konsolidierung zunehmend an Bedeutung gewinnen. Mit einem Mix aus Online- und Präsenzbeiträgen erreichte die Veranstaltung viele Interessierte aus Verwaltung und Fakultäten. 

„Was kann die Uni von den Kommunen lernen?“  

Unter diesem Titel stellte das DigitalBüro OWL seine treibende Rolle bei kommunalen Digitalisierungsprojekten vor. Der Appell der Keynote ist eindeutig: Transformation erfordert Mut, gerade auch von der Leitungsebene. So hilft zum Beispiel bei der Frage des Schriftformerfordernisses der Maßstab: „Geht die Welt unter oder stirbt ein Mensch?“ - Denn Fehler machen ist erlaubt und Formfehler lassen sich heilen.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die Transformation ist eine Top-down-Strategie mit verbindlichen Leitplanken und Vorbildern auf Leitungsebene. 

Erst die Orga, dann die IT 

Diese Erkenntnis zog sich durch alle weiteren Beiträge. So bietet die Stadt Bielefeld heute Organisator*innen von Großveranstaltungen einen Service aus einer Hand mit einer Ansprechperson – unterstützt durch das Dokumentenmanagementsystem.

Ein uniinternes Beispiel für einen smarten Prozess ist der zukünftige Antrag auf Arbeitszeitreduzierung. Dieser ist Bestandteil der ePersonalakte und wurde von Veranstaltungsteilnehmer*innen, die sich durch den bisherigen Prozess gekämpft haben, regelrecht gefeiert.

Auch im Organisationsmanagement sind eine Reihe von Prozessen erstmals definiert, vielfach verschlankt und dann mit der Workflow-App by bpc digitalisiert worden. Anhand von Beispielen anderer Hochschulen wurde in Live-Demos gezeigt, wie einfach Lehraufträge beantragt und erteilt werden oder auch Kostenstellen beantragt und eingerichtet werden können – und zwar direkt in SAP mit Hilfe einer intuitiv gestaltbaren Oberfläche.

Zum Thema Support und Auftragsverwaltung stellten Referent*innen aus allen Bereichen der Universität Good practices vor. Auch hier wurde deutlich: Mit guten Prozessen und klaren Verantwortlichkeiten kann guter Support und transparente Auftragsverwaltung gelingen – auch wenn beim Digitalisierungsgrad noch Luft nach oben ist.
In der anschließenden Diskussion wurde das Optimierungspotenzial durch einen gemeinsamen Ansatz in Verbindung mit KI-Unterstützung deutlich.

Je mehr Informationen gebündelt und digital verarbeitet werden, desto wichtiger ist die Rolle der Informationssicherheit. Das DISM-Team der Universität gab den Teilnehmenden in seinem Beitrag viele praktische Hinweise, wie sie selbst zu mehr Sicherheit beitragen können. Interne Schulungen nach einem neuen Konzept sind geplant. 

Präsentationen zum Download

Das gesamte Veranstaltungsprogramm ist im Beschäftigtenportal einsehbar. Die gezeigten Präsentationen stehen als PDF zur Verfügung (VPN-Verbindung erforderlich).
 

Teilnehmer*innen der Fishbowl-Diskussion informieren zum Thema Support und Auftragsverarbeitung