Unter den Bedingungen des Universitätsbetriebs während der Corona-Pandemie ist es wichtig, die Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit der universitären Gremien aufrecht zu erhalten. Das Rektorat hatte daher im April und Juni 2020 auf Basis der damals geltenden Corona-Epidemie-Hochschulverordnung einen Handlungsleitfaden für universitätsinterne Gremiensitzungen beschlossen, der Hinweise zur Durchführung von Gremiensitzungen, Wahlen und Berufungsverfahren enthielt. Am 10. November 2020 ist eine neue Corona-Epidemie-Hochschulverordnung NRW beschlossen worden, die auch im Hinblick auf Gremiensitzungen und Wahlen angepasst wurde. Gleichzeitig wurde vom Land NRW eine Onlinewahlverordnung verabschiedet, die für alle in Urwahl stattfindenden Wahlen eine Rechtsgrundlage und Regelungen zur Durchführung von Online-Wahlen enthält. Darüber hinaus ist vielfach von Seiten der Fakultäten und Gremien der Wunsch geäußert worden, Wahlen in den Gremien online durchführen zu können. Dies auch vor dem Hintergrund, dass auch im Wintersemester Gremien überwiegend online tagen müssen. Für geheime Abstimmungen in Gremien wurde bereits EvaSys als Tool eingesetzt. Zusammen mit dem BITS wurden nun Lösungen erarbeitet, so dass EvaSys und auch Zoom zur Durchführung von nicht in Urwahl stattfindenden Wahlen in den Gremien genutzt werden können. 

Vor diesem Hintergrund wurde der Handlungsleitfaden für die Durchführung von universitätsinternen Gremiensitzungen und Wahlen angepasst. Das Rektorat hat über den angepassten Leitfaden in seiner 1964. Sitzung am 1. Dezember 2020 beschlossen und die Verwaltung gebeten, Fakultäten, Einrichtungen und Gremien entsprechend zu informieren.