Referat für Kommunikation

Seit einigen Wochen wird für die Verwaltung und Buchung von Messestandsartikeln die Software Booqable genutzt.

Das System ist im Haus nicht neu: In der Geräteausleihe des BITS ist es bereits seit geraumer Zeit im Einsatz, sodass auf bestehende Praxiserfahrungen aufgebaut werden konnte. Auch im Bereich der Messeausstattung hat sich die Anwendung inzwischen im Arbeitsalltag etabliert und sorgt für mehr Übersicht und eine strukturierte Organisation der vorhandenen Artikel.

Die frühere Abstimmung zu Reservierungen erfolgte überwiegend per E-Mail oder in individuellen Absprachen. Dies war mit erhöhtem Koordinationsaufwand und eingeschränkter Transparenz hinsichtlich der Verfügbarkeiten verbunden. Durch die Nutzung eines zentralen Buchungssystems werden diese Prozesse nun nachvollziehbar und einheitlich abgebildet.

Zentrale Artikelübersicht

Alle Messestandsartikel – beispielsweise Theken, Roll-Ups oder Beachflags – sind vollständig im System erfasst. Zu jedem Artikel stehen Informationen wie Beschreibung, Bestand und aktueller Buchungsstatus zur Verfügung. Damit besteht eine verlässliche und einheitliche Datenbasis für alle Nutzer*innen. Ergänzend sind zu einzelnen Artikeln zusätzliche Informationen wie interne Hinweise oder Bilder hinterlegt. Dadurch wird die Vorbereitung von Messeauftritten erleichtert.

Transparente Verfügbarkeiten und zentrale Dokumentation

Eine integrierte Kalenderansicht zeigt belegte und verfügbare Zeiträume übersichtlich an. Die Verfügbarkeiten werden in Echtzeit aktualisiert, wodurch Doppelbuchungen vermieden und Engpässe frühzeitig erkannt werden können. Reservierungen erfolgen direkt im System durch Auswahl des gewünschten Artikels und Zeitraums. Jede Buchung wird dokumentiert und ist für berechtigte Personen einsehbar. Dies sorgt für Klarheit in der Planung und reduziert den Abstimmungsaufwand.

Organisatorische Hinweise

• Buchungen von Messestandsartikeln erfolgen über Booqable
• Reservierungen außerhalb des Systems sind nicht vorgesehen
• Der Zugang ist auf Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld beschränkt
• Die Ausgabe und Rückgabe der gebuchten Messestandsartikel erfolgt im UniShop in Raum U0-171
• Alle Messeartikel sind mit einem QR-Code versehen, der direkt auf die jeweilige Auf- bzw. Abbauanleitung verweist.