Universitätsverwaltung 2025Universitätsverwaltunghttps://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/feed/entries/atom2024-03-21T12:18:02+01:00Apache Roller (incubating)https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/masterloesung_edrittmittelakte_nrw_ueberreichtMasterlösung eDrittmittelakte.NRW überreichtEStreicher-Coprian2023-12-15T13:05:58+01:002023-12-15T13:36:54+01:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten. </p>
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<a href="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2023-12-06_Abschlussveranstaltung_eDrittmittelakte_NRW_1400.JPG" target="_blank"><img alt="Teilnehmer*innen der Abschlussveranstaltung" src="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2023-12-06_Abschlussveranstaltung_eDrittmittelakte_NRW_470.JPG" /></a>
<div class="bildunterzeile">Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung</div><div><br /></div></div><p><b>Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten.</b> </p>
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<a href="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2023-12-06_Abschlussveranstaltung_eDrittmittelakte_NRW_1400.JPG" target="_blank"><img alt="Teilnehmer*innen der Abschlussveranstaltung" src="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2023-12-06_Abschlussveranstaltung_eDrittmittelakte_NRW_470.JPG" /></a>
<div class="bildunterzeile">Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung</div>
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<div><p>Das Projekt eDrittmittelakte.NRW ist eines von mehreren Kooperationsprojekten der <a href="https://www.dh.nrw/" target="_blank">Digitalen Hochschule NRW</a>, in denen mit gemeinsamer Expertise hochschulübergreifende Lösungen erarbeitet werden. Im Konsortium waren vertreten: Universität Bielefeld, Hochschule Bochum, FH Münster, Universität Münster, TH Köln und Universität zu Köln. Durch regelmäßiges Feedback wirkten weitere Hochschulen als Resonanzgruppe mit. </p><p><b>Prozesse als zentrale Inhalte des Projektes </b><br />Das Projektteam identifizierte zunächst die notwendigen Rollen und Aktivitäten bei der Bearbeitung von Drittmittelprojekten. Als Resultat wurden insgesamt sechs <a href="https://rub.nrw-hochschulen.bicplatform.de/client/#/view/category/4370be72-5115-422b-ab3a-4609f6819f9b" target="_blank">Referenzprozesse „Forschung und Transfer unterstützen“</a> aufgenommen und in einer zentral verwalteten Modellierungssoftware zur Verfügung gestellt. Die Prozessdiagramme sind mit kleineren, hochschulspezifischen Anpassungen (Lokalisierung) an allen Hochschulen anwendbar. </p><p><b>Technische Prozessunterstützung </b><br />Auf Basis der Prozessmodelle wurde ein Konzept für die elektronische Vorgangsbearbeitung entwickelt und in „d.velop documents“, dem von NRW-Hochschulen flächendeckend genutzten Dokumentenmanagementsystem, umgesetzt. Formularbasierte, flexibel handhabbare Workflows und Aufgabenlisten führen Schritt für Schritt durch die Prozesse. Beispielsweise können Dokumente versendet, abgezeichnet oder durch die Drittmittelsachbearbeitung selbst bearbeitet und weitere Aufgaben hinzugefügt werden. Selbst Lese- oder Schreibrechte auf einzelne Vorgänge können an beteiligte Personen übertragen werden und auch das Hinterlegen projektspezifischer Fristen ist möglich. </p><p><b>Pilot-Einführung an der Universität Bielefeld </b><br />Die Universität Bielefeld und weitere am Projekt beteiligte Hochschulen werden als Piloten das Installationspaket der neuen Anwendung auf ihren lokalen Dokumentenmanagementsystemen einspielen und für ihre eDrittmittelakte nutzen. Dank der zentralen Entwicklung im NRW-Projekt reduziert sich der Einführungsaufwand bei den Hochschulen auf die lokale Anpassung. </p><p><b>Ausblick </b><br />Mit Projektabschluss und Entgegennahme der eDrittmittelakte.NRW übernimmt das Kompetenzzentrum die Unterstützung und Beratung der Hochschulen bei der Implementierung. <br />Neben der eMasterakte – bestehend aus Aktenstruktur, Metadaten-Sets, Workflows für die Vorgangsbearbeitung und einem Rechte-/Rollenkonzept – stellt es das „Starterpaket eDrittmittelakte.NRW“ zur Verfügung. Die enthaltenen Informationsmaterialien bereiten das für die Einführung notwendige Wissen zielgruppengerecht auf. Ein Kurzüberblick richtet sich an Dezernent*innen und Abteilungsleiter*innen, eine Vorbereitung zur Einführung der Akte liefert den fachlich Mitarbeitenden Themenschläge, die im Vorfeld bedacht werden sollten. Fachlich Zuständige und IT-Abteilungen erhalten Hilfen in Form der Umsetzungsdokumentation und einer Handreichung zur Lokalisierung. Eine Vorlage unterstützt sie darin, ihre hochschulspezifischen Anpassungen der Masterlösung als Basis für spätere Updates selbst zu dokumentieren. <br />Für die Zeit nach der Implementierung sieht das Kompetenzzentrum ein breit angelegtes Follow-Up-Programm vor. In einer sogenannten Community of Practice können die teilnehmenden Hochschulen den Austausch untereinander organisieren, dabei voneinander lernen und gemeinsam an Weiterentwicklungen arbeiten. Das Kompetenzzentrum stellt Plattformen zum Informationsaustausch bereit, initiiert Fortbildungsangebote über die Hochschulübergreifende Fortbildung NRW ( HÜF-NRW) und koordiniert jährliche Präsenzangebote zum Erfahrungsaustausch. <br />Bei Fragen rund um die Nutzung der NRW-Masterlösung steht das Kompetenzzentrum unter <a href="mailto:eakte@dh.nrw.de">eakte@dh.nrw.de</a> zur Verfügung. </p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/digitaler_einstellungsprozess_fuer_hilfskraefteDigitaler Einstellungsprozess fuer HilfskraefteEStreicher-Coprian2023-08-21T16:43:48+02:002023-08-21T16:43:48+02:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.<br />Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration. </p><p><b>Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.<br />Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration.</b></p><p><b>Anwendungsfreundliche Abläufe</b><br />Die neue technische Lösung überzeugt durch Vorteile für alle Beteiligten. Das systematisch aufgebaute Webformular unterstützt die Fakultäten und Einrichtungen beim Vorausfüllen des Einstellungsantrags in der eAkte. Je nach Status der Hilfskraft (studentisch bzw. mit Bachelor- oder Master-Abschluss) fragt es die logisch passenden Inhalte ab und steuert in einem weiteren Schritt das Erstellen der benötigten Anlagen.<br />Die Kommunikation mit den einzustellenden Hilfskräften einschließlich des Versands von Anlagen erfolgt per E-Mail. Über die eingesetzte Cloudlösung können die einzustellenden Personen den vorbereiteten Antrag komfortabel ergänzen, sich anhand einer Checkliste über weitere notwendige Dokumente informieren und ein Gesamt-PDF erzeugen. Das zusätzliche Ausfüllen eines Personalbogens entfällt.<br />Der vollständig überarbeitete Prozess führt zu einer hohen Qualität der erhobenen Daten und erleichtert die weitere Bearbeitung des Einstellungsvorgangs im Dezernat P/O. </p><p><b>Informationen für interne und externe Beteiligte</b><br />Die Abteilung P/O.4 des Personaldezernats gibt den einstellenden Einrichtungen und den künftigen Hilfskräften umfassende Informationen über die Abläufe an die Hand.<br />Auf einer <a href="https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-p-o/dokumente/infos-hk-intern/index.xml" target="_blank">Webseite des Beschäftigtenportals zum Einstellungsprozess für Hilfskräfte</a> finden die Fakultäten und Einrichtungen alle für sie notwendigen Informationen, wie zum Beispiel eine detaillierte Anleitung zum digitalen Einstellungsprozess.<br />Potentielle Hilfskräfte erhalten das notwendige Wissen über die <a href="https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/dezernat-p-o/dokumente/hk-lehrbeauftragte/infos-hk/index.xml" target="_blank">öffentliche Webseite zu Hilfskraftangelegenheiten</a>, unter anderem durch ein Glossar zu den wichtigsten Begriffen. Eine Videoanleitung für den digitalen Einstellungsprozess ist in Vorbereitung. </p>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/e_drittmittelakte_auf_der_zielgeradeneDrittmittelakte auf der ZielgeradenEStreicher-Coprian2023-07-19T09:14:20+02:002023-07-19T09:14:20+02:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>
Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort. In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.<br /> Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.
</p><div><p><b>Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort. <br /></b><b>In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.</b></p><p><b>Workflowgestützte Arbeitsschritte zur Drittmittelanzeige </b><br />Für die Anzeige eines Drittmittelprojekts beim Rektorat erfassen die Fakultäten und Einrichtungen die notwendigen Daten über ein Webformular und starten den digitalen Verfügungsworkflow. Dieser durchläuft alle für die Drittmittelanzeige erforderlichen Genehmigungs- und Benachrichtigungsschritte. Beispielsweise übergibt er der Projektleitung und dem zuständigen Dekanat bzw. der zuständigen Verwaltung die Aufgabe zur Zustimmung. Auch das Anlegen der eDrittmittelakte erfolgt automatisiert und ersetzt die bisher manuellen Schritte der Drittmittelsachbearbeitung im Dezernat FFT.</p></div><p><b>NRW-Masterlösung als Basis</b> <br />Die Struktur und die Workflow-Funktionen der eAkte orientieren sich an der Masterlösung des Projekts E-Drittmittelakte.NRW, die unter Leitung der Universität Bielefeld entwickelt wurde und sich im weiteren Ausbau befindet. Diese Lösung dient als Master für alle NRW-Hochschulen. Die Anwendung der Uni Bielefeld beruht weitgehend auf dem Master und wurde durch kleine, hochschulspezifische Anpassungen modifiziert. <br />Neben einer einheitlichen Aktenstruktur umfasst die Masterlösung beschreibende Metadaten (Attribute) für Vorgänge und Dokumente. Sie dienen zur Steuerung von Berechtigungen und ermöglichen eine zielgerichtete Suche.<br /> Für den komfortablen Ausbau der eDrittmittelakte entwickelt und testet das NRW-Projektteam derzeit weitere prozessunterstützende Funktionen, die auch in Bielefeld zum Einsatz kommen sollen. So ist zum Beispiel ein Formular in Vorbereitung, das bei den Prüfaufgaben bei Projektabschluss unterstützt.</p><div><p><b>Pilotbetrieb und weitere Planungen </b><br />Für Projekte mit einer Laufzeit über 2024 hinaus ist die Nutzung der eDrittmittelakte verbindlich vorgesehen. Der entsprechende Umbau durch die Piloteinrichtungen ist zum Großteil abgeschlossen. In der begonnenen, letzten Pilotphase werden Erfahrungen mit dem Verfügungsworkflow gesammelt, der bei neu anlaufenden Projekten unterstützt. Die Dauer des Pilotbetriebs hängt von der Bewilligung neuer Projekte ab. <br />Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase ist der Roll-Out der elektronischen Akte für die Drittmittelprojekte aller Fakultäten und Einrichtungen geplant. Die zuständigen Mitarbeitenden werden in internen Schulungen umfassend auf die Arbeit mit dem neuen System vorbereitet.</p></div><p><b>Weitere Informationen und Anwendungshilfen</b> <br />Die Handreichung <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000208701" target="_blank">Dokumentation zur Dateiablage der elektronischen Drittmittelakte</a> informiert über den Aufbau der eDrittmittelakte und die Regelungen zur Ablage von Dokumenten. <br />Das <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php?title=Hauptseite" target="_blank">DMS/eAkte Wiki</a> stellt aussagekräftige Basis-Anleitungen mit Ergänzungen in Bezug auf die eDrittmittelakte bereit: <br /><a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php?title=Arbeiten_mit_Vorlagen_in_DMS/eAkte" target="_blank">Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte</a> und <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php?title=Verf%C3%BCgungsworkflow_allgemein_in_DMS/eAkte" target="_blank">Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte</a>.<br />Für Fragen stehen die Prozessverantwortlichen des Dezernats FFT unter <a href="mailto:drittmittel@uni-bielefeld.de" target="_blank">drittmittel@uni-bielefeld.de</a> zur Verfügung. </p>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/neue_startseite_der_eakte_individualisierbarNeue Startseite der eAkte individualisierbarEStreicher-Coprian2022-11-29T08:32:06+01:002022-11-29T08:48:59+01:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten. </p>
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<a href="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2022-11_eAkte_Dashboard_1400.PNG" target="_blank"><img alt="Dashboard der eAkte" src="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2022-11_eAkte_Dashboard_470.PNG" /></a>
<div class="bildunterzeile">Individualisiertes Dashboard der eAkte</div><div><br /></div></div><div><p><b>Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten. </b></p><p>Während einige Weiterentwicklungen des DMS nicht direkt sichtbar sind, fällt den Nutzer*innen die neu konzipierte Startseite sofort ins Auge. Statt der großformatigen Kacheln zum Aufrufen von Funktionen sehen sie nun kleinere, als „Widgets“ bezeichnete Schaltflächen. Die Anwender*innen können sie nach persönlichem Bedarf beliebig anordnen, in ihren Abmessungen verändern oder ganz vom Dashboard entfernen. Neu angebotene Widgets, wie beispielsweise „Beobachtet“, können dem Dashboard über eine einfache Auswahl hinzugefügt werden. </p>
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<a href="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2022-11_eAkte_Dashboard_1400.PNG" target="_blank"><img alt="Dashboard der eAkte" src="https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2022-11_eAkte_Dashboard_470.PNG" /></a>
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<p>Die Funktionen mancher Widgets lassen sich unmittelbar auf dem Dashboard ausführen. So ist zum Beispiel die direkte Eingabe von Suchbegriffen möglich, und über das Widget „Favorisiert“ sind die persönlichen Favoriten mit nur einem Klick erreichbar. Für einzelne Widgets ist ein weiterer Ausbau ihrer Funktionalitäten vorgesehen. </p><p>Mit den zusätzlichen Möglichkeiten stellt die bisher weitgehend statische Startseite ihren neuen Namen „Mein Dashboard“ anschaulich unter Beweis. In einer Übergangszeit können sich die Anwender*innen über einen Link wahlweise die Dashboard-Ansicht oder die klassische Ansicht der Startseite anzeigen lassen. </p><p><b>Weitere Informationen </b><br />Hinweise zum Einrichten des Dashboards und zum Anpassen der Widgets gehen aus der Anleitung <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php/Schnelleinstieg_in_DMS/eAkte" target="_blank">Schnelleinstieg in DMS/eAkte</a> hervor. <br />Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter <a href="mailto:eakte@uni-bielefeld.de">eakte@uni-bielefeld.de</a> zur Verfügung. </p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/anleitungen_eakte_digital_aufbereitetAnleitungen für eAkte digital aufbereitetEStreicher-Coprian2022-09-13T10:00:17+02:002022-09-13T10:00:17+02:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>
Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php/Hauptseite" target="_blank">Wiki DMS/eAkte</a> überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte.
</p><div><p><b>Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php/Hauptseite" target="_blank">Wiki DMS/eAkte</a> überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte. </b></p><p><b>Verbesserungen gegenüber der Vorgänger-Lösung </b><br />Das Wiki ersetzt die temporäre Erstlösung, bei der die Anleitungen als PDF-Dateien im DMS abgelegt waren. Jetzt können sich Anwender*innen mit dem Basiswissen vertraut machen, bevor sie das System erstmalig nutzen. <br />Die Zahl der Bedienungsanleitungen mit vielen praktischen Tipps und Tricks ist seit der Einführung von DMS/eAkte auf mehr als zwanzig angewachsen. Sie sind im Wiki in einer alphabetischen Liste übersichtlich aufgeführt. <br />Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die komfortable Navigation zwischen den einzelnen Informationseinheiten. Die strukturiert angelegten Texte machen es möglich, dass ein Link ganz gezielt zum relevanten Abschnitt innerhalb einer Anleitung führt. <br />Bei der Konzeption des Wikis wurden die Anforderungen an eine barrierefreie und gendergerechte Gestaltung besonders berücksichtigt. </p><p><b>Weitere Planungen </b><br />Das Projektteam eAkte sieht regelmäßige Updates der beschreibenden Texte vor, um immer den aktuellen Wissensstand weiterzugeben. <br />Neben den Basisanleitungen sollen prozessspezifische Anleitungen erstellt und über das Wiki zugänglich gemacht werden. Mit der Anleitung zur Erstellung von Hausrundschreiben wurde ein erster Anfang gemacht. </p><p><b>So ist das Wiki zu finden</b> <br />Der <a href="https://www.uni-bielefeld.de/intern/dms/" target="_blank">Webauftritt von DMS/eAkte</a> im Beschäftigtenportal ist die primäre Wissensquelle zum Dokumentenmanagementsystem und stellt die Verbindung zum <a href="https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php/Hauptseite" target="_blank">Wiki</a> her. Wenn während der Arbeit in der <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/home/features" target="_blank">Anwendung DMS/eAkte</a> Hilfe nötig ist, können die Nutzer*innen über eine Kachel auf dessen Startseite das Wiki aufrufen. Die drei Wissensquellen ergänzen sich gegenseitig und sind an mehreren Stellen untereinander verknüpft. <br />Für Fragen steht das Projektkernteam unter <a href="mailto:eakte@uni-bielefeld.de" target="_blank">eakte@uni-bielefeld.de</a> zur Verfügung. Das Team freut sich auch über Rückmeldungen zu den praktischen Erfahrungen der Anwender*innen, um diese in die weiteren Entwicklungen einfließen zu lassen. </p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/benutzungsfreundlichkeit_des_dms_gesteigertBenutzungsfreundlichkeit des DMS gesteigertEStreicher-Coprian2021-06-02T08:20:41+02:002021-06-02T08:22:07+02:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>
Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar.
</p><div><p><b>Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar. </b></p><p><b>So funktioniert das Single-Sign-On </b><br />An der Uni Bielefeld beschäftigte Personen loggen sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten am Rechner ein. Bei Verwendung eines BITS-gemanagten Rechners wird über ein sogenanntes Kerberos-Ticket dieser Identitätsnachweis gespeichert. Beim späteren Aufruf des DMS brauchen die Nutzer*innen lediglich auf den Button „Mit Kerberos anmelden“ im DMS-Anmeldefenster zu klicken. Kerberos übergibt das Ticket an d.3one und ermöglicht so den Systemzugang ohne erneute Eingabe der Anmeldedaten. <br />Für Mitarbeitende, deren Rechner nicht durch das BITS gemanagt werden, bleibt es bei der gewohnten Anmeldung. </p><p><b>Vorzüge des Aktenplans </b><br />Durch komfortable Suchmöglichkeiten stellte d.3one seine Vorzüge von Anfang an unter Beweis. Der neu hinzugekommene <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/aktenplanclient/Aktenplan/D3OnePerspective" target="_blank">Aktenplan</a> sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele uni-öffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung „Wissensdokumente“, im thematischen Zusammenhang erreichbar. </p><p><b>Mehr Informationen über die Arbeit mit d.3 </b><br />Die Webseiten <a href="https://uni-bielefeld.de/intern/dms/index.xml" target="_blank">Arbeiten mit d.3</a> im Beschäftigtenportal informieren umfassend über Einsatz und Funktionalitäten des DMS und bieten Hilfestellung bei vielen Fragen rund um die Anwendung des Systems. Für darüber hinausgehende Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter <a href="mailto:eakte@uni-bielefeld.de" target="_blank">eakte@uni-bielefeld.de</a> zur Verfügung. </p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/dokumentenmanagementsystem_von_a_bis_zDas Dokumentenmanagementsystem von A bis ZEStreicher-Coprian2021-03-26T13:37:12+01:002021-03-26T14:20:55+01:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>Unter dem Namen <a href="https://uni-bielefeld.de/intern/dms/" target="_blank">Arbeiten mit d.3</a> entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten. </p><div class="image"><a href="https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2021-03_DMS_Webauftritt_776.PNG" target="_blank"><img alt="Startseite des Webauftritts "Arbeiten mit d.3"" src="https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2021-03_DMS_Webauftritt_470.PNG" /></a><div class="bildunterzeile">Webauftritt "Arbeiten mit d.3"</div><div><br /></div></div><div><p><b>Unter dem Namen <a href="https://uni-bielefeld.de/intern/dms/" target="_blank">Arbeiten mit d.3</a> entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten. </b></p>
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<a href="https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2021-03_DMS_Webauftritt_776.PNG" target="_blank"><img alt="Startseite des Webauftritts "Arbeiten mit d.3"" src="https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/resource/2021-03_DMS_Webauftritt_470.PNG" /></a>
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<p><b>So unterstützt das Web-Portal die Beschäftigten </b><br />Die Webseiten bieten den Anwender*innen Orientierung bei der noch ungewohnten Arbeitsweise mit dem DMS: Sie verlinken auf detaillierte <b>Anleitungen</b> im PDF-Format oder als Video, sie beantworten zahlreiche <b>FAQ</b> (häufig gestellte Fragen) aus den Rubriken „Zugriff und Berechtigungen“, „Funktionalitäten“ und „Fehlermeldungen“ und weisen auf <b>Schulungen und Sprechstunden</b> des Projektteams eAkte hin. Eine Übersicht zum <b>Stand der Umsetzungen</b> beschreibt die entstandenen Anwendungen in Kurzform und informiert über die Mehrwerte für die Beschäftigten bzw. für spezifische Zielgruppen innerhalb der Universität. Nähere Infos können bei den genannten Prozessverantwortlichen und Ansprechpersonen eingeholt werden. Unter <b>Kontakt und Support</b> finden Hilfesuchende weitere Anlaufstellen für individuelle Fragen. </p><p><b>Die Arbeit mit dem DMS </b><br />Das DMS wurde im Rahmen des Projektes „Prozessorientierte elektronische Akte (eAkte)“ eingeführt. Es bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte der zentralen und dezentralen Verwaltung, die schrittweise auf- und ausgebaut wird. Die Bearbeitung der eAkte mit dem DMS hat den Vorteil, dass mehrere Personen – auch aus verschiedenen Bereichen – gemeinsam in Vorgängen und an ein und denselben Dokumenten arbeiten. Dank der automatisierten Versionierung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Fassung des jeweiligen Dokuments arbeiten. Die zentrale Ablage der Dokumente ermöglicht zudem einen schnellen Überblick, welches der nächste Arbeitsschritt ist und bei wem ein Vorgang gerade liegt. </p><p><b>Weitere Informationen </b><br />Die d.3-Webseiten sind im Beschäftigtenportal unter der Adresse <a href="https://uni-bielefeld.de/intern/dms/" target="_blank">www.uni-bielefeld.de/intern/dms</a> sowie über die Verlinkung <a href="https://uni-bielefeld.de/intern/dms/" target="_blank">Arbeiten mit d.3</a> auf der Startseite des Beschäftigtenportals zu erreichen. <br />Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter <a href="mailto:eakte@uni-bielefeld.de">eakte@uni-bielefeld.de</a> zur Verfügung. </p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/schneller_zugriff_auf_dienstvereinbarungenSchneller Zugriff auf DienstvereinbarungenEStreicher-Coprian2021-02-24T15:49:40+01:002021-06-04T11:36:12+02:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>
Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse. </p><div><p><b>Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse. </b></p><p>In d.3 stehen Dienstvereinbarungen der Universität Bielefeld ab 2012 einschließlich ihrer Anhänge im PDF-Format zur Verfügung. Zukünftige Dienstvereinbarungen werden bei Erscheinen sofort in d.3 abgelegt. Zusätzlich informiert die Dienststelle die Mitarbeitenden aktiv. Das kann sowohl über einen Mailverteiler als auch über einen Beitrag im uni.intern-Newsletter geschehen. </p><p><b>So sind die Dokumente zu finden</b> <br />Die <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/sr/?objectdefinitionids=%5B%22DWI%22%5D&properties=%7B%2240%22%3A%5B%2200.02-000002%22%5D%7D&propertysort=property_last_modified_date&ascending=false&showdetails=true&usecache=true" target="_blank">Chronologische Übersicht der Dienstvereinbarungen</a> in d.3 ist nach dem Login mit den persönlichen Windows-Zugangsdaten erreichbar (dem Benutzernamen „ad\“ voranstellen, z.B. ad\mmusterfrau). Wer die passende Dienstvereinbarung über freie Schlagwörter finden möchte, kann dafür die Suchfunktion in d.3 nutzen. Entsprechende Hinweise und Anleitungen sind auf der <a href="http://www.uni-bielefeld.de/dienstvereinbarungen" target="_blank">Webseite Dienstvereinbarungen</a> im Beschäftigtenportal zusammengestellt. </p><p>Die zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen wurde im Rahmen des Projektes „eAkte“ geschaffen. Die Vorteile: Mitarbeitende können in d.3 jetzt schnell und gezielt zugreifen, statt die Dokumente mehrfach in E-Mails und Aktenordnern oder auf persönlichen und Bereichs-Laufwerken vorzuhalten und zeitraubend danach suchen zu müssen. <br /></p></div>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/hausrundschreiben_neu_organisiertHausrundschreiben neu organisiertEStreicher-Coprian2020-11-03T17:22:43+01:002021-02-25T08:54:51+01:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p>
<span style="text-align: left; color: rgb(0, 0, 0); text-transform: none; text-indent: 0px; letter-spacing: normal; font-family: "Times New Roman"; font-size: 16px; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: 400; text-decoration: none; word-spacing: 0px; white-space: normal; orphans: 2; float: none; -webkit-text-stroke-width: 0px; display: inline !important;">Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. </span><br style="text-align: left; color: rgb(0, 0, 0); text-transform: none; text-indent: 0px; letter-spacing: normal; font-family: "Times New Roman"; font-size: 16px; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: 400; text-decoration: none; word-spacing: 0px; white-space: normal; orphans: 2; -webkit-text-stroke-width: 0px;" /><span style="text-align: left; color: rgb(0, 0, 0); text-transform: none; text-indent: 0px; letter-spacing: normal; font-family: "Times New Roman"; font-size: 16px; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: 400; text-decoration: none; word-spacing: 0px; white-space: normal; orphans: 2; float: none; -webkit-text-stroke-width: 0px; display: inline !important;">Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert. </span></p><p><b>Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. <br />Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert.</b> </p><p><b>Durchsuchbarkeit</b><br />Die Seite <a href="https://www.uni-bielefeld.de/intern/hausrundschreiben/" target="_blank">Hausrundschreiben</a> im Beschäftigtenportal bleibt als Einstieg bestehen. Über einen Link ist das System <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de" target="_blank">d.3one</a>, die Webversion des DMS, erreichbar. In d.3one stehen alle seit 2017 erschienenen Hausrundschreiben als PDF-Dokumente zur Verfügung. Die Informationssuchenden können deren gesamte Inhalte mit frei wählbaren Schlagwörtern durchsuchen. Alternativ können sie die Trefferliste systematisch einschränken, indem sie zum Beispiel die Art des Rundschreibens oder die verantwortliche Einrichtung in einer Auswahlliste anklicken. <br />Erstmals zugreifende Personen erhalten auf der Seite <a href="https://www.uni-bielefeld.de/intern/hausrundschreiben/" target="_blank">Hausrundschreiben</a> Hinweise zur Bedienung von d.3one. Im Umgang mit dem DMS erfahrene Personen können direkt auf d.3one zugreifen.</p><p><b>Erstellung</b><br />Zum Verfassen eines neuen Hausrundschreibens rufen die Verfasser*innen die in d.3one angebotene Dokumentvorlage auf. Nach dem Ausfüllen und Speichern starten sie einen Benachrichtigungs- und Freigabe-Workflow, der durchgängig im DMS bearbeitet wird. Für Rückfragen steht eine Ansprechperson zur Verfügung.</p><p>Zu einem späteren Zeitpunkt sind weitere Maßnahmen zur Optimierung der E-Mail-Benachrichtigungen geplant. </p>https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025/entry/verk%C3%BCndungsblatt_jetzt_durchsuchbarVerkündungsblatt jetzt durchsuchbarEStreicher-Coprian2020-10-22T14:07:25+02:002021-02-25T08:54:28+01:00https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/verwaltung2025Universitätsverwaltung 2025true<p><span style="line-height: 107%; font-family: Arial, sans-serif; font-size: 11pt;"><span style="font: 400 16px / 150% "Times New Roman"; text-align: left; color: rgb(0, 0, 0); text-transform: none; text-indent: 0px; letter-spacing: normal; text-decoration: none; word-spacing: 0px; white-space: normal; orphans: 2; float: none; -webkit-text-stroke-width: 0px; display: inline !important;">Die amtlichen Bekanntmachungen der
Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf
der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000
erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen
Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche
Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche
Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten
anzulegen.</span></span></p><p style="line-height: 150%;">Die amtlichen Bekanntmachungen der
Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf
der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000
erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen
Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche
Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche
Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten
anzulegen. </p>
<p style="line-height: 150%;"><b>So sind Inhalte des Verkündungsblattes gezielt zu finden</b></p>
<p style="line-height: 150%;">Die Startseite <a href="https://uni-bielefeld.de/uni/profil/amtliche-bekanntmachungen/verkuendungsblatt/" target="_blank">Verkündungsblatt</a> ist in den extern zugänglichen Bereich des Webauftritts eingebunden. In dem <b>chronologischen Verzeichnis</b> sind
sämtliche, seit dem Jahr 2000 veröffentlichte Ordnungen und Satzungen erfasst.
Im <b>systematischen Verzeichnis</b> hingegen
sind die jeweils aktuell gültigen Ordnungen abgebildet sowie solche, die zwar
außer Kraft gesetzt sind, für bestimmte Fälle jedoch übergangsweise noch
Anwendung finden. Auch eine Reihe von <b>Lesefassungen</b>
steht an dieser Stelle zur Einsicht bereit, sofern diese nicht bereits in der Studieninfo
zur Verfügung stehen. Diese Bereiche sind für alle Interessierten öffentlich
zugänglich. </p>
<p style="line-height: 150%;">Die Beschäftigten der Universität
Bielefeld haben über die Verlinkung zu <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/" target="_blank">d.3one</a>, der Webversion des Dokumentenmanagementsystems, die Möglichkeit einer gezielten <b>Volltextsuche</b>:
Über die Kachel „Suche<b>“</b> auf der
Startseite von d3.one können die Ausgaben des Verkündungsblattes mit beliebigen
Schlagwörtern durchsucht werden. <br />
Das Login zu d.3one ist über die persönlichen Windows-Zugangsdaten möglich (dem
Benutzernamen „ad\“ voranstellen oder alternativ E-Mail-Adresse eingeben). Die wesentlichen
Funktionalitäten der Suche beschreibt die <a href="https://eakte.uni-bielefeld.de/dms/r/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/o2/P000002858" target="_blank">Anleitung Suche in d.3one</a>. Sie ist nach erfolgtem Login in d.3one einsehbar.</p>
<p style="line-height: 150%;"><b>Zum Hintergrund<br /></b>Das verwendete
Dokumentenmanagementsystem d.3 löst das bisher eingesetzte System VKC ab, das
vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird. Die Reorganisation ist Teil des
Projektes eAkte. Sie macht die Verwaltungsabläufe effizienter und verbessert
die Auffindbarkeit der als PDF-Dateien abgelegten Ausgaben des
Verkündungsblattes.<span> </span></p>