uni.intern

Verzögerungen beim LBV

2023-07-14T13:07:37+02:00

Nach Rückmeldung der Personalabteilung (P/O) kommt es aktuell zu Verzögerungen bei der Umsetzung von Entgeltangelegenheiten und Bescheinigungen. Betroffen sind davon unter anderem Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Anpassungen der wöchentlichen Arbeitszeit sowie das Ausstellen von Bescheinigungen. Hintergrund ist, dass eingehende Meldungen - trotz zügiger Weiterleitung durch die Universität - beim Landesamt für Besoldung (LBV) aufgrund personeller Engpässe momentan leider nur zeitverzögert bearbeitet werden. Dies führt in einigen Fällen zu Nachrechnungen in den nächsten Monaten.

Prüfungsakte vollständig digital

2023-01-19T13:39:49+01:00

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an.

Mehr Informationen unter: Universitätsverwaltung 2025: Prüfungsakte vollständig digital (uni-bielefeld.de)

Komfortable Kalkulation von Personalkosten

2022-09-27T09:04:48+02:00

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen.

Mehr Informationen im Blog Universitätsverwaltung 2025

„Wir-Projekt“: Umsetzung des Leitbildes für unsere Zusammenarbeit gestartet

2021-11-04T09:45:00+01:00

Nachdem im Rahmen mehrerer Town Hall Meetings unter Beteiligung interessierter Beschäftigter aus Service, Technik und Verwaltung ein Leitbild für unsere Zusammenarbeit verabschiedet wurde, hat das „WIR-Projekt“ mit der Implementierung der entwickelten Ideen gestartet.

Im Rahmen des dritten Austausches im August wurden erste Ideen zur Umsetzung des Leitbildes in der Praxis diskutiert. Dabei stand im Fokus, wie die Beschäftigten selbst zu einer Umsetzung des Leitbildes im Arbeitsalltag beitragen können. Zudem wurde erfasst, was sich die Beschäftigten von ihren Führungskräften an Unterstützung dafür wünschen.

Erste Schritte zur Verbesserung der Zusammenarbeit
Als Ergebnis und als Grundlage für zukünftige Maßnahmen wurden vier Handlungsfelder für eine bessere Zusammenarbeit abgeleitet. Das Projektteam des WIR-Projekts möchte allen Beschäftigten aus Service, Technik und Verwaltung Unterstützung anbieten, die im Rahmen ihres Teams, ihrer Abteilungen oder in einrichtungsübergreifenden Projekten die Zusammenarbeit verbessern möchten. So wird aktuell ein Programm entwickelt, das u.a. eine Unterstützung bei Moderation von Workshops vorsieht. Die Themenschwerpunkte werden dabei je nach Arbeitszusammenhängen gesetzt. Mehr Informationen in Kürze unter uni-bielefeld.de/wir-Projekt

Zudem wurden die Wünsche der Beschäftigten an ihre Führungskräfte in insgesamt fünf Fokusthemen gebündelt (siehe Info-Kasten). Aus dem Kreis der Dezernatsleitungsrunde wurden Themenverantwortliche benannt, die die Umsetzung der Vorschläge aktiv vorantreiben werden.

Wünsche der Beschäftigten an ihre Führungskräfte

1. Klarheit über Rollen und Aufgaben
2. Individuelle Entwicklungsperspektiven
3. Führungskräfte, die uns etwas zutrauen und uns unterstützen
4. Notwendige Veränderungen professionell gestalten und begleiten
5. Zeit füreinander nehmen

Darüber hinaus waren Führungskräfte aus zentraler und dezentraler Verwaltung, Technik, Service sowie wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität Bielefeld eingeladen, im Rahmen eines gemeinsamen digitalen Forums Führungsleitsätze zu entwickeln. Diese Führungsleitsätze bauen auf dem gemeinsamen Leitbild für unsere Zusammenarbeit auf. Sie sollen im Dezember verabschiedet werden und als Grundlage für die Entwicklung von Weiterbildungsmaßnahmen dienen.

Die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen soll sukzessive erfolgen. Auf der Webseite des WIR-Projekts informiert das Team um die Leitung von Dr. Andrea Frank regelmäßig über die Fortschritte.

Kompetenznetzwerk eAkte ist gestartet

2021-09-08T07:30:00+02:00

Unter Leitung der Universität Bielefeld hat das neu eingerichtete Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (eAkteCC) seine Arbeit aufgenommen. Ein an fünf Standorten zusammenwirkendes Team organisiert die Kooperation der Hochschulen des Landes bei ihrer Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Aktenführung. Die Universität Bielefeld ist für die Koordination des Verbundes sowie für den Informations- und Erfahrungsaustausch verantwortlich. Im Interview stellen Doreen Schwarz, Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW, und Andreas Patti als Fachlicher Betreuer des landesweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) ihre neue Aufgabe und ihre Erwartungen vor.

WIR-Projekt: Werte der Zusammenarbeit diskutiert

2021-06-07T10:05:03+02:00

Am 20. Mai haben rund 150 Kolleg*innen aus Technik, Verwaltung und Servicebereichen der Universität Bielefeld beim zweiten digitalen Town Hall Meeting des „WIR-Projektes“ über einen ersten Entwurf eines gemeinsamen Leitbildes der Zusammenarbeit diskutiert.

Der im WIR-Projekt erarbeitete Vorschlag für das Leitbild umfasst insgesamt sieben Wertekategorien. Sechs davon wurden beim ersten Town Hall Meeting des Projektes im April von den Beschäftigten selbst erarbeitet. Eine siebte Wertekategorie wurde durch die Dezernatsleitungsrunde zusätzlich in die Diskussion gegeben. Kanzler Dr. Stephan Becker bedankte sich bei den Teilnehmer*innen für die hohe Beteiligung an den digitalen Austauschformaten und die zahlreichen Rückmeldungen zu dem vorgeschlagenen Leitbildentwurf – positiven wie auch kritischen: „Gerade in der kontroversen Diskussion über notwendige organisatorische Voraussetzungen, der persönlichen Grundeinstellung jedes Einzelnen und dem Bewusstsein für gemeinsame strategische Ziele zeigt sich, was für eine erfolgreiche Zusammenarbeit an unserer Universität wirklich wichtig ist – und auch, wo ggf. von Seiten der Universität als Arbeitgeberin noch nachgebessert werden muss. Die Maßnahmen, die wir auf der Grundlage des Leitbildes entwickeln wollen, sollen spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag und für die persönliche Weiterentwicklung der Beschäftigten bringen. Das von Ihnen im WIR-Projekt gezeigte Engagement soll sich nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis für alle auszahlen.“ Mehr über die Ergebnisse des zweiten Town Hall Meetings und den weiteren Prozess unter WIR-Projekt - Universität Bielefeld (uni-bielefeld.de)

Mehr Informationen:

- uni.intern: WIR-Projekt: Grundlagen für ein gemeinsames Leitbild der Zusammenarbeit gelegt (uni-bielefeld.de)

FairNetzt_Bielefeld! geht in die zweite Runde

2021-06-02T13:04:35+02:00

Sechzig Sekretär*innen, fünf Gründerinnen, ein virtueller Raum! Das junge Bielefelder Sekretariatsnetzwerk kam am 5. Mai bereits zum zweiten Mal zusammen und hatte den interessierten Teilnehmer*innen viel zu bieten. Nach erfolgreicher Vorstellung der Netzwerkidee im März zeigten viele Kolleg*innen großes Interesse an Mitgestaltung und aktiver Mitarbeit. Auf dem jüngsten Treffen konnten nun die ersten Fortschritte und Ergebnisse aus den entstandenen Arbeitsgruppen präsentiert werden.

Mehr Informationen: www.uni-bielefeld.de/fairnetzt

WIR-Projekt: Grundlagen für ein gemeinsames Leitbild der Zusammenarbeit gelegt

2021-05-06T11:00:00+02:00

Rund 200 Mitarbeiter*innen aus Technik, Verwaltung und Servicebereichen der Universität Bielefeld haben am 28. April 2021 am ersten digitalen Town Hall Meeting des „WIR-Projektes“ teilgenommen. Ziel der Veranstaltung war es, in einer möglichst breiten abteilungs- und hierarchieübergreifenden Diskussion die Grundlagen für ein gemeinsames Leitbild der Zusammenarbeit zu legen.

Rund 200 Teilnehmer*innen aus Technik, Verwaltung und Unterstützungsbereichen erarbeiteten im Rahmen eines digitalen „Town Hall Meetings“ die Grundlagen eines Leitbildes der Zusammenarbeit an der Universität Bielefeld.

Kanzler Dr. Stephan Becker, Initiator des WIR-Projekts, legte zur Begrüßung der Teilnehmer*innen dar, warum eine gut funktionierende Zusammenarbeit in Technik, Verwaltung und Unterstützungsbereichen für das Gelingen von Forschung, Lehre und Studium an unserer Universität so wichtig ist: „Wir leisten einen wesentlichen Beitrag dazu, dass die Universität ihre zentralen Ziele erreicht. Um weiterhin exzellente Forschung zu betreiben oder ein breites Studienangebot zur Verfügung zu stellen, muss die Universität – und damit auch wir - neue Anforderungen erfüllen und uns wandelnden Rahmenbedingungen stellen. Wir wollen uns jetzt intensiv mit den Grundlagen unserer Zusammenarbeit befassen, um uns in Technik, Verwaltung und Servicebereichen noch besser aufzustellen – in unserem eigenen Interesse, aber auch um unsere Arbeit für die ganze Universität optimal nutzbar zu machen.“

Der Zeitpunkt des Town Hall Meetings fällt mitten in die Zeit der dritten Welle der Corona-Pandemie, in der die meisten Beschäftigten im Homeoffice arbeiten. „Sich in dieser Situation über Werte der Zusammenarbeit auszutauschen, ohne uns persönlich begegnen zu können, scheint unglücklich, andererseits ist es eigentlich genau der richtige Zeitpunkt“, betont Dr. Andrea Frank, Projektleiterin des WIR-Projektes. „Denn wir alle sind sensibilisiert, wie schnell sich Dinge ändern können – durch eine Pandemie, aber auch durch Digitalisierung und Globalisierung aber auch einem gestiegenen Wettbewerbsdruck. Umso wichtiger ist es, dass wir uns als Kolleg*innen auf gemeinsame Ziele und gemeinsame Werte verständigen und dass unsere Arbeit gut ineinandergreift.“ Der Impuls für die zentralen Eckpunkte eines gemeinsamen Leitbilds müsse von den Beschäftigten selbst kommen, erklärt Dr. Andrea Frank das Konzept des „Town Hall Meetings“ als Grundlage für den Kulturentwicklungsprozess. Die Teilnehmer*innen erarbeiteten in moderierten Kleingruppen (sog. Breakoutsessions) die aus ihrer Sicht und in ihrem jeweiligen Arbeitskontext wichtigsten Werte der Zusammenarbeit. Die Ergebnisse aus den Gruppen wurden am Ende der Veranstaltung exemplarisch vorgestellt. Alle Ergebnisse der Gruppendiskussionen (PDF) sind im Beschäftigtenportal unter WIR-Projekt - Universität Bielefeld (uni-bielefeld.de) einsehbar.

Wie geht es weiter?

Die Ergebnisse des Town Hall Meetings werden aktuell vom Projektteam ausgewertet und auf Dezernatsleitungsebene besprochen. Im kommenden zweiten Town Hall Meeting am 20. Mai sollen die Ergebnisse dann gemeinsam mit allen Teilnehmer*innen diskutiert und verabschiedet werden.

Eine Anmeldung für das Town Hall- Meeting II am Donnerstag, den 20.Mai von 10.30 Uhr-12.30 Uhr ist immer noch möglich und erwünscht unter: Meeting-Registrierung - Zoom. Es sind auch ausdrücklich Kolleg*innen aus Technik, Veraltung und Servicebereichen eingeladen, die beim ersten Town Hall Meeting nicht dabei sein konnten.

Zum WIR-Projekt:

Das „WIR-Projekt“ verfolgt das Ziel, die Kultur von Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit an der Universität Bielefeld weiterzuentwickeln. Im Rahmen von zwei sog. „Town Hall Meetings“ wird gemeinsam mit allen interessierten Mitarbeiter*innen aus Technik, Verwaltung und Servicebereichen ein gemeinsames Leitbild entwickelt. Dieses gemeinsame „Leitbild für unsere Zusammenarbeit“ bildet die Grundlage für konkrete Maßnahmen in verschiedenen Bereichen der Personalgewinnung und -entwicklung. Mehr Informationen zum Projekt und den weiteren Prozess unter WIR-Projekt - Universität Bielefeld (uni-bielefeld.de)

WIR-Projekt: Gemeinsames Leitbild für die Zusammenarbeit

2021-04-07T08:30:00+02:00

Im Rahmen des "WIR-Projekts" soll ein gemeinsames Leitbild für unsere Zusammenarbeit in Technik, Verwaltung und Serviceeinrichtungen an der Universität Bielefeld entstehen

Der Kanzler lädt alle Mitarbeiter*innen aus Technik, Verwaltung und Serviceeinrichtungen der Universität Bielefeld herzlich ein, sich an der Entwicklung eines gemeinsamen Leitbildes für die Zusammenarbeit zu beteiligen. Das WIR-Projekt gründet auf zwei sogenannte „Town-Hall-Meetings“. Diese dezernats- und abteilungsübergreifenden Treffen am 28. April und 20. Mai 2021 finden über Zoom statt und sollen allen interessierten Kolleg*innen die Gelegenheit bieten, sich einzubringen. Mehr Informationen zum WIR-Projekt und die Möglichkeit zur Anmeldung im Beschäftigtenportal unter WIR-Projekt - Universität Bielefeld (uni-bielefeld.de)