Transformation und Zusammenarbeit

Digitale Transformation erlebbar gemacht

Transformation und Zusammenarbeit — Thu, 16 Apr 2026 11:20:00 +0200

Die Tage der Projekte und Prozesse am 25. und 26. März 2026 standen unter dem Motto „Digitale Transformation erlebbar machen“. Die Keynote der Veranstaltung lenkte den Blick auf Digitalisierung in Kommunen und übertragbare Strategien, welche im Kontext der Konsolidierung zunehmend an Bedeutung gewinnen. Mit einem Mix aus Online- und Präsenzbeiträgen erreichte die Veranstaltung viele Interessierte aus Verwaltung und Fakultäten.

„Was kann die Uni von den Kommunen lernen?“

Unter diesem Titel stellte das DigitalBüro OWL seine treibende Rolle bei kommunalen Digitalisierungsprojekten vor. Der Appell der Keynote ist eindeutig: Transformation erfordert Mut, gerade auch von der Leitungsebene. So hilft zum Beispiel bei der Frage des Schriftformerfordernisses der Maßstab: „Geht die Welt unter oder stirbt ein Mensch?“ - Denn Fehler machen ist erlaubt und Formfehler lassen sich heilen.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die Transformation ist eine Top-down-Strategie mit verbindlichen Leitplanken und Vorbildern auf Leitungsebene.

Erst die Orga, dann die IT

Diese Erkenntnis zog sich durch alle weiteren Beiträge. So bietet die Stadt Bielefeld heute Organisator*innen von Großveranstaltungen einen Service aus einer Hand mit einer Ansprechperson – unterstützt durch das Dokumentenmanagementsystem.

Ein uniinternes Beispiel für einen smarten Prozess ist der zukünftige Antrag auf Arbeitszeitreduzierung. Dieser ist Bestandteil der ePersonalakte und wurde von Veranstaltungsteilnehmer*innen, die sich durch den bisherigen Prozess gekämpft haben, regelrecht gefeiert.

Auch im Organisationsmanagement sind eine Reihe von Prozessen erstmals definiert, vielfach verschlankt und dann mit der Workflow-App by bpc digitalisiert worden. Anhand von Beispielen anderer Hochschulen wurde in Live-Demos gezeigt, wie einfach Lehraufträge beantragt und erteilt werden oder auch Kostenstellen beantragt und eingerichtet werden können – und zwar direkt in SAP mit Hilfe einer intuitiv gestaltbaren Oberfläche.

Zum Thema Support und Auftragsverwaltung stellten Referent*innen aus allen Bereichen der Universität Good practices vor. Auch hier wurde deutlich: Mit guten Prozessen und klaren Verantwortlichkeiten kann guter Support und transparente Auftragsverwaltung gelingen – auch wenn beim Digitalisierungsgrad noch Luft nach oben ist.
In der anschließenden Diskussion wurde das Optimierungspotenzial durch einen gemeinsamen Ansatz in Verbindung mit KI-Unterstützung deutlich.

Je mehr Informationen gebündelt und digital verarbeitet werden, desto wichtiger ist die Rolle der Informationssicherheit. Das DISM-Team der Universität gab den Teilnehmenden in seinem Beitrag viele praktische Hinweise, wie sie selbst zu mehr Sicherheit beitragen können. Interne Schulungen nach einem neuen Konzept sind geplant.

Präsentationen zum Download

Das gesamte Veranstaltungsprogramm ist im Beschäftigtenportal einsehbar. Die gezeigten Präsentationen stehen als PDF zur Verfügung (VPN-Verbindung erforderlich).

Teilnehmer*innen der Fishbowl-Diskussion informieren zum Thema Support und Auftragsverarbeitung

Elektronische Personalakte ist live

Transformation und Zusammenarbeit — Wed, 11 Feb 2026 13:52:30 +0100

Der Startschuss ist gefallen: Nach einer erfolgreichen Pilotphase wird die ePersonalakte jetzt flächendeckend ausgerollt. Mit dem Go-Live werden die für die Personalservices relevanten Anträge und Unterlagen beschäftigter Personen digital im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorgehalten. Eine Schnittstelle gewährleistet das Übertragen notwendiger Daten aus SAP und bei jeder Neueinstellung wird die Akte für diese Person automatisch angelegt.

Optimierte Arbeitsabläufe durch einheitliche Aktenstruktur
Im gemeinsamen Entwicklungsprojekt des Dezernats Personal und Organisation (P/O) und des Dezernats für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) entstand eine einheitliche Struktur für die Akten aller Beschäftigten der Universität Bielefeld. Sie ist die notwendige Grundlage, um Arbeitsabläufe systematisch zu vereinheitlichen und diese durch digitale Prozessunterstützung sukzessive zu optimieren. Als Erstes werden die Prozesse zur Arbeitszeitreduzierung und Elternzeit digital.

Schrittweise Einführung und Weiterentwicklung
Für viele Kolleg*innen des Personaldezernats gehört die Arbeit mit der elektronischen Akte nun zum Tagesgeschäft. Ein striktes, gut durchdachtes Berechtigungssystem lässt sie je nach Tätigkeit auf die für sie relevanten Akten zugreifen. Die neue Art der Zusammenarbeit mit den Fakultäten, Einrichtungen und Dezernaten ist für die ersten Bereiche bereits umgesetzt. Alle weiteren dezentralen Personalbereiche werden nach und nach einbezogen und mit der neuen Kooperationsform vertraut gemacht.
Parallel arbeitet das Projektteam an einer Version 2 der ePersonalakte. Diese sieht den direkten Zugriff der dezentralen Bereiche auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente vor. – Ein elementarer Meilenstein auf dem Weg zur modernen Verwaltung nach dem Motto „Wir wollen einfacher, schneller und besser werden“.

Digitale Transformation der ePersonalakte wird erlebbar
Im Rahmen der Veranstaltung Digitale Transformation erlebbar machen geben Julia Stehle (Dezernat P/O) und Regina Karthaus (Dezernat DT/P) anhand von Beispielen einen Einblick in die elektronische Personalakte. In ihrem Vortrag „ePersonalakte: Smart arbeiten in der Personaladministration“ mit Live-Demo zeigen die Referentinnen zusammen mit Key-Usern, wie die elektronische Personalakte Abläufe vereinfacht und die „Personal“-Arbeit in die Zukunft bringt. Nähere Informationen zu der Präsenzveranstaltung am 26. März 2026 und die Möglichkeit zur Anmeldung sind über den obenstehenden Link zu finden.

Studierendenakten elektronisch und revisionssicher

Transformation und Zusammenarbeit — Wed, 28 Jan 2026 14:23:24 +0100

Zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn für das Sommersemester 2026 ist die elektronische Studierendenakte an den Start gegangen. Bewerbungen und Einschreibungen an der Universität Bielefeld erfolgen weiterhin über das Campusmanagementsystem HIS-in-One. Durch die Einführung der elektronischen Studierendenakte reicht das HIS-System die entstehenden Dokumente automatisiert zur revisionssicheren Ablage weiter. Schon jetzt sind ca. 2.600 Bewerbungsakten und rund 500 Immatrikulationsakten vollständig elektronisch erfasst.

Im Verlauf des Bewerbungsverfahrens und des Studiums werden den personenbezogenen Akten weitere aktenrelevante Dokumente hinzugefügt. Hierzu zählen beispielsweise Zulassungsbescheide, Bescheinigungen oder Dokumente im Zuge von Onlineanträgen. Bisher wurden sämtliche Dokumente direkt im Campusmanagementsystem gespeichert. Mit der neuen technischen Lösung werden sie an das Dokumentenmanagementsystem übertragen, welches die technische Grundlage der eAkte bildet und die revisionssichere Ablage gewährleistet. Dort verbleiben die Dokumente bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

Ende der Papierakten in Aussicht
Als nächster Schritt zur papierlosen Ablage ist geplant, die vorhandenen Papierakten aller aktiven Studierenden einzuscannen und sie den bereits jetzt im Dokumentenmanagementsystem angelegten eStudierendenakten hinzuzufügen.
Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.

Elektronische Krankmeldung in der SAP-Zeitwirtschaft

Transformation und Zusammenarbeit — Mon, 3 Nov 2025 09:35:28 +0100

Beschäftigte der Universität Bielefeld, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, melden ab sofort alle Krankheitstage über ihren persönlichen SAP-Web-Zugang. Ein neuer Workflow verarbeitet Krankmeldungen mit einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wie auch solche mit einem konventionellen Attest (AU) in Papierform. Auf eine Freigabe durch die vorgesetzte Person verzichtet der Workflow. Die gemeldeten Abwesenheitszeiten werden im Arbeitszeitkonto direkt gutgeschrieben.

Einfache und schnelle Buchung durch die Beschäftigten
Ein Großteil der Beschäftigten beantragt über die Web-Oberfläche des SAP Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Fortbildungen oder Krankheiten ohne Attest. Als weitere Art der Abwesenheit wählen sie nun „Krankheit mit AU/eAU“ und geben den entsprechenden Zeitraum an. Ein Attest in Papierform lässt sich in der SAP-Anwendung als Scan oder als Bild hochladen. Das zeitaufwändige Ausfüllen des Formulars für Krank- und Gesundmeldung und die Angabe von Sozialversicherungsnummern entfällt. Unverändert bleibt die Pflicht, sich am ersten Krankheitstag bei der vorgesetzten Person krank zu melden.

Geplante Weiterentwicklung im Personaldezernat
Vom Landesamt für Besoldung gelieferte Informationen zur Krankenkasse und Rentenversicherungsnummern werden nun automatisiert in SAP importiert und erleichtern die nachgelagerte Bearbeitung krankheitsbedingter Abwesenheiten. Ein automatisierter Abgleich der von den Krankenkassen gemeldeten und den tatsächlich genommenen Krankheitstagen ist in Vorbereitung. In einer weiteren Ausbaustufe soll die Prüfung der Lohnfortzahlung digital unterstützt werden.

Weitere Informationen
Die Webseiten des Dezernats P/O geben den Beschäftigten umfassende Hilfen an die Hand. Dort ist zum Beispiel eine Anleitung zum Erfassen der Krankheitstage in SAP zu finden. Außerdem ist hier das neue digitale Formular für Krankmeldungen für nicht an die Zeiterfassung angebundene Beschäftigte hinterlegt. Die bisherige Meldung auf Papier ist auch für diese Beschäftigtengruppe nicht mehr erforderlich. Darüber hinaus geben die Webseiten Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ), wie beispielsweise zu Folgekrankmeldungen und Krankheitstagen am Wochenende. Bei individuellen Fragen leisten die zuständigen Ansprechpersonen aus der Sachbearbeitung Arbeitszeit Unterstützung. Sie sind per Mail über personal_krankmeldung@uni-bielefeld.de zu erreichen.

Projekte, Prozesse, effiziente Verwaltung

Transformation und Zusammenarbeit — Mon, 24 Mar 2025 18:17:26 +0100

Die „Tage der Projekte und Prozesse“ (PPM-Tage) fanden vom 17. bis 19. März 2025 zum vierten Mal statt. Das Team Projekt- und Prozessmanagement des Dezernats DT/P hatte in Kooperation mit dem Projektbüro der Medizinischen Fakultät ein vielseitiges Programm für interessierte Beschäftigte zusammengestellt. Neben den inhaltlichen Schwerpunkten Projektarbeit und Prozessorganisation zogen sich die Themen Künstliche Intelligenz und Digitalisierung als roter Faden durch die Veranstaltung.

Individuelle Programmzusammenstellung
Die Teilnehmer*innen konnten aus einem facettenreichen Programm von insgesamt acht Online-Sessions und drei Präsenzangeboten wählen. Für einige standen die Methoden und Möglichkeiten des Projekt- und Prozessmanagements im Vordergrund, andere holten sich bei den vorgestellten Praxisberichten wertvolle Anregungen für die eigene Arbeit.

Verwaltung im Wandel
Mit dem Themenkomplex Künstliche Intelligenz befassten sich die Keynote und ein weiterer Vortrag. Die beiden Referenten erläuterten den Wandel in der Verwaltung, die damit verbundenen Chancen und die Rolle der Beschäftigten in diesem Spannungsfeld. Im Abschlussworkshop zum Thema „Projekte abschließen, Prozesse vereinfachen und Sachen weglassen“ nahmen die Teilnehmenden Verwaltungsabläufe in den Blick und brachten ihre Ideen und Vorschläge für eine schlanke, effiziente Verwaltung ein.

Weitere Informationen und Ausblick
Das gesamte Veranstaltungsprogramm ist im Beschäftigtenportal einsehbar. Die gezeigten Präsentationen stehen als Wissensdokumente in der eAkte zur Verfügung.
Dank des guten Zuspruchs und der positiven Rückmeldungen planen die Organisator*innen erneute PPM-Tage im kommenden Jahr. Interessierte Beschäftigte können sich gern unter ppm@uni-bielefeld.de mit Programmvorschlägen an das Team Projekt- und Prozessmanagement wenden.

Workshop-Teilnehmer*innen diskutieren den Einsatz Künstlicher Intelligenz

Projektstart für eStudierendenakte

Transformation und Zusammenarbeit — Wed, 12 Mar 2025 16:00:00 +0100

Die Universität Bielefeld führt gegenwärtig die elektronische Studierendenakte ein. Diese sieht entsprechend der NRW-Masterlösung die revisionssichere Aufbewahrung der Bewerbenden- und Studierendenakten im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vor. Zentraler Baustein ist eine technische Schnittstelle, über die die führenden Campusmanagementsysteme HISinOne und BIS automatisiert Dokumente an das DMS übergeben. Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.

Grundzüge der eStudierendenakte
Die elektronische Studierendenakte wird alle aktenrelevanten Dokumente von Studierenden während ihres Studiums (einschließlich Bewerbungsphase) an der Universität Bielefeld umfassen. Die Ablage der Dokumente und der Zugriff auf die Daten erfolgt für das Studierendensekretariat sowie für die Bewerber*innen und Studierenden über das Campusmanagementsystem HISinOne. Auch die Dokumente der digitalen Prüfungsakte im BIS sind weiterer Bestandteil der Akte. Nach einer Exmatrikulation wird die personenbezogene Studierendenakte im DMS aufbewahrt und nach Ende der Aufbewahrungsfrist ggf. teilweise an das Universitätsarchiv übergeben. Die eStudierendenakte soll am 1. Juni 2025 zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn des Wintersemesters 2025/26 zur Verfügung stehen.

Automatisierte Abläufe
Bei jeder im Bewerbungs- und Statusportal eingehenden Bewerbung entsteht über die Schnittstelle, den HIS-Connector, automatisiert eine personenbezogene Bewerbendenakte im DMS. Bei einer Immatrikulation erzeugt das System eine Studierendenakte und verknüpft diese gegebenenfalls automatisch mit einer vorhandenen Bewerbendenakte. Die hochgeladenen oder vom System erzeugten Dokumente übergibt der Connector an die entsprechenden personen- und antragsbezogenen Akten im DMS. Dokumente der Prüfungsakte aus der hochschuleigenen Prüfungsverwaltung werden durch das BIS als separate Dokumentenkategorie im DMS abgelegt.

Vorgangsbearbeitung
Es ist vorgesehen, dass das Studierendensekretariat ausschließlich in HISinOne, der technischen Basis der Bewerbungs- und Studierendenverwaltung, arbeitet und nur in Ausnahmefällen direkt auf das DMS zugreift. Beschäftigte der Fakultäten sowie der Prüfungsämter benötigen keinen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem. Die eigentliche digitale Prüfungsakte liegt in BIS, das heißt im DMS erfolgt lediglich eine sekundäre Speicherung. Vor der Einführung der elektronischen Akte sind Schulungen für die Mitarbeitenden des Studierendensekretariats geplant. Sie erhalten Einblicke in die neuen Funktionen und die Wechselwirkungen zwischen den Campusmanagementsystemen und der eStudierendenakte.

Über die NRW-Masterlösung
Die „eStudierendenakte.NRW“ wurde zwischen 2020 und 2022 in Zusammenarbeit zwischen Hochschulen des Landes und dem Softwareanbieter d.velop als Masterlösung erarbeitet. Das Dokumentenmanagementsystem „d.velop documents“ bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte. Die Masterlösung steht allen Hochschulen des Landes zur Verfügung und kann an die lokalen Gegebenheiten angepasst werden.

Rechnungsbearbeitung in Bibliothekssoftware integriert

Transformation und Zusammenarbeit — Wed, 12 Mar 2025 15:59:21 +0100

Das 2021 an der Universitätsbibliothek Bielefeld eingeführte Bibliotheksmanagementsystem Alma ist um eine Schnittstelle reicher und noch effizienter geworden. Ab sofort werden die Rechnungen für Medien der Universitätsbibliothek direkt in Alma geprüft und freigegeben. Ein Import der Rechnungsdaten aus SAP ermöglicht die medienbruchfreie Bearbeitung an zentraler Stelle.

Das macht Alma
Die cloudbasierte Software Alma ist der Dreh- und Angelpunkt für die bibliothekarischen Tätigkeiten an der Bielefelder Universitätsbibliothek. Alma ist darauf ausgerichtet, die Medienerwerbung und -katalogisierung sowie die Recherche und Ausleihe der Medienbestände vollumfänglich zu managen. Ergänzend wurde jetzt als spezifische Anforderung die Integration der Alma-Rechnungsbearbeitung in die SAP-Prozesse umgesetzt.

So arbeiten SAP und Alma zusammen
Eine neue, als „Connector“ bezeichnete Software regelt den für die Rechnungsbearbeitung nötigen Datenaustausch zwischen SAP und Alma. Sie identifiziert die über SAP eingegangenen E-Rechnungen für Bibliotheksbestellungen und importiert die Rechnungsdaten in das Bibliothekssystem. In Alma wird der Wareneingang erfasst und die zugehörige Rechnung geprüft. Mit der Weitergabe von Statusmeldungen aus Alma an das SAP triggert der Connector die nachfolgenden Standardabläufe der Rechnungsbearbeitung in SAP.

Zielsetzung der neuen Lösung
Eine weitgehend automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung der Bibliotheksrechnungen im Zusammenspiel mit SAP war das Leitbild für die Umsetzung einer neuen Lösung. Dieses Ziel wurde durch die Einrichtung einer Schnittstelle zwischen SAP und dem Bibliothekssystem Alma erreicht. Rechnungs-, Liefer- und Bestelldaten werden nun automatisiert zwischen den beiden Systemen ausgetauscht. Alle Informationen zum Lebenszyklus eines Bibliotheksmediums lassen sich an zentraler Stelle nachverfolgen.

Universitätsinterne Umsetzung
Entgegen der ursprünglichen Planung wurde die neue Lösung universitätsintern ohne Beteiligung eines externen Dienstleisters umgesetzt. In enger Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung, dem Team SAP, der SAP Koordination und der Literaturerwerbung übernahm der Servicebereich Bibliothekstechnologie und Innovationsmanagement die Programmierung des Connectors. Nach umfangreichen Tests konnte die Lösung nun erfolgreich in Betrieb genommen werden.

Weiterentwicklung
Zum Ausbau der Funktionalitäten arbeitet die Bibliothek an der Entwicklung einer automatisierten Rechnungsprüfung und -freigabe in Alma. Darüber hinaus plant sie die Erweiterung des Datenaustauschs durch den Connector auf Rechnungen im PDF-Format.

„Wir wollen einfacher, schneller und besser werden.“

Transformation und Zusammenarbeit — Wed, 12 Mar 2025 15:58:13 +0100

Kanzler Becker zieht Bilanz zum Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025"

Im Februar 2025 endete das Programm „Universitätsverwaltung 2025“ an der Universität Bielefeld und wird ab sofort als Daueraufgabe im Regelbetrieb fortgeführt. Ziel ist eine moderne Verwaltung, die der Wissenschaft den bestmöglichen Service bietet und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt. Im Podcast „uni.intern – im Gespräch mit dem Rektorat“ äußert sich Kanzler Dr. Stephan Becker zu seinen persönlichen Highlights des Programms und dazu, welche Bedeutung insbesondere die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung für seine Arbeit als Kanzler haben.

Zum vollständigen Beitrag in uni.intern