Transformation und Zusammenarbeit

Universität führt ePersonalakte flächendeckend ein

2026-04-30T13:31:35+02:00

Zum 1. Mai 2026 führt die Universität Bielefeld die ePersonalakte (ePA) flächendeckend ein. Nach der Pilotphase seit dem 28. Juli 2025 und der Erweiterung zum 1. Februar 2026 werden Personalunterlagen künftig universitätsweit digital im Dokumentenmanagementsystem durch das Dezernat Personalservices geführt. Eine SAP-Schnittstelle überträgt Daten automatisiert; neue Akten legt das System bei Einstellungen automatisch an. Betroffen sind alle Beschäftigtengruppen.

Mehr Informationen im uni.intern-Blog.

Elektronische Personalakte ist live

2026-02-11T13:52:30+01:00

Der Startschuss ist gefallen: Nach einer erfolgreichen Pilotphase wird die ePersonalakte jetzt flächendeckend ausgerollt. Mit dem Go-Live werden die für die Personalservices relevanten Anträge und Unterlagen beschäftigter Personen digital im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorgehalten. Eine Schnittstelle gewährleistet das Übertragen notwendiger Daten aus SAP und bei jeder Neueinstellung wird die Akte für diese Person automatisch angelegt.

Optimierte Arbeitsabläufe durch einheitliche Aktenstruktur
Im gemeinsamen Entwicklungsprojekt des Dezernats Personal und Organisation (P/O) und des Dezernats für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) entstand eine einheitliche Struktur für die Akten aller Beschäftigten der Universität Bielefeld. Sie ist die notwendige Grundlage, um Arbeitsabläufe systematisch zu vereinheitlichen und diese durch digitale Prozessunterstützung sukzessive zu optimieren. Als Erstes werden die Prozesse zur Arbeitszeitreduzierung und Elternzeit digital.

Schrittweise Einführung und Weiterentwicklung
Für viele Kolleg*innen des Personaldezernats gehört die Arbeit mit der elektronischen Akte nun zum Tagesgeschäft. Ein striktes, gut durchdachtes Berechtigungssystem lässt sie je nach Tätigkeit auf die für sie relevanten Akten zugreifen. Die neue Art der Zusammenarbeit mit den Fakultäten, Einrichtungen und Dezernaten ist für die ersten Bereiche bereits umgesetzt. Alle weiteren dezentralen Personalbereiche werden nach und nach einbezogen und mit der neuen Kooperationsform vertraut gemacht.
Parallel arbeitet das Projektteam an einer Version 2 der ePersonalakte. Diese sieht den direkten Zugriff der dezentralen Bereiche auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente vor. – Ein elementarer Meilenstein auf dem Weg zur modernen Verwaltung nach dem Motto „Wir wollen einfacher, schneller und besser werden“.

Digitale Transformation der ePersonalakte wird erlebbar
Im Rahmen der Veranstaltung Digitale Transformation erlebbar machen geben Julia Stehle (Dezernat P/O) und Regina Karthaus (Dezernat DT/P) anhand von Beispielen einen Einblick in die elektronische Personalakte. In ihrem Vortrag „ePersonalakte: Smart arbeiten in der Personaladministration“ mit Live-Demo zeigen die Referentinnen zusammen mit Key-Usern, wie die elektronische Personalakte Abläufe vereinfacht und die „Personal“-Arbeit in die Zukunft bringt. Nähere Informationen zu der Präsenzveranstaltung am 26. März 2026 und die Möglichkeit zur Anmeldung sind über den obenstehenden Link zu finden.

Studierendenakten elektronisch und revisionssicher

2026-01-28T14:23:24+01:00

Zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn für das Sommersemester 2026 ist die elektronische Studierendenakte an den Start gegangen. Bewerbungen und Einschreibungen an der Universität Bielefeld erfolgen weiterhin über das Campusmanagementsystem HIS-in-One. Durch die Einführung der elektronischen Studierendenakte reicht das HIS-System die entstehenden Dokumente automatisiert zur revisionssicheren Ablage weiter. Schon jetzt sind ca. 2.600 Bewerbungsakten und rund 500 Immatrikulationsakten vollständig elektronisch erfasst.

Im Verlauf des Bewerbungsverfahrens und des Studiums werden den personenbezogenen Akten weitere aktenrelevante Dokumente hinzugefügt. Hierzu zählen beispielsweise Zulassungsbescheide, Bescheinigungen oder Dokumente im Zuge von Onlineanträgen. Bisher wurden sämtliche Dokumente direkt im Campusmanagementsystem gespeichert. Mit der neuen technischen Lösung werden sie an das Dokumentenmanagementsystem übertragen, welches die technische Grundlage der eAkte bildet und die revisionssichere Ablage gewährleistet. Dort verbleiben die Dokumente bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

Ende der Papierakten in Aussicht
Als nächster Schritt zur papierlosen Ablage ist geplant, die vorhandenen Papierakten aller aktiven Studierenden einzuscannen und sie den bereits jetzt im Dokumentenmanagementsystem angelegten eStudierendenakten hinzuzufügen.
Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.

Projektstart für eStudierendenakte

2025-03-12T16:00:00+01:00

Die Universität Bielefeld führt gegenwärtig die elektronische Studierendenakte ein. Diese sieht entsprechend der NRW-Masterlösung die revisionssichere Aufbewahrung der Bewerbenden- und Studierendenakten im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vor. Zentraler Baustein ist eine technische Schnittstelle, über die die führenden Campusmanagementsysteme HISinOne und BIS automatisiert Dokumente an das DMS übergeben. Die Umsetzung der elektronischen Akte ist Teil des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats und Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz)“ und zugleich Teil des Programms eAkte 2.0.

Grundzüge der eStudierendenakte
Die elektronische Studierendenakte wird alle aktenrelevanten Dokumente von Studierenden während ihres Studiums (einschließlich Bewerbungsphase) an der Universität Bielefeld umfassen. Die Ablage der Dokumente und der Zugriff auf die Daten erfolgt für das Studierendensekretariat sowie für die Bewerber*innen und Studierenden über das Campusmanagementsystem HISinOne. Auch die Dokumente der digitalen Prüfungsakte im BIS sind weiterer Bestandteil der Akte. Nach einer Exmatrikulation wird die personenbezogene Studierendenakte im DMS aufbewahrt und nach Ende der Aufbewahrungsfrist ggf. teilweise an das Universitätsarchiv übergeben. Die eStudierendenakte soll am 1. Juni 2025 zum Bewerbungs- und Einschreibungsbeginn des Wintersemesters 2025/26 zur Verfügung stehen.

Automatisierte Abläufe
Bei jeder im Bewerbungs- und Statusportal eingehenden Bewerbung entsteht über die Schnittstelle, den HIS-Connector, automatisiert eine personenbezogene Bewerbendenakte im DMS. Bei einer Immatrikulation erzeugt das System eine Studierendenakte und verknüpft diese gegebenenfalls automatisch mit einer vorhandenen Bewerbendenakte. Die hochgeladenen oder vom System erzeugten Dokumente übergibt der Connector an die entsprechenden personen- und antragsbezogenen Akten im DMS. Dokumente der Prüfungsakte aus der hochschuleigenen Prüfungsverwaltung werden durch das BIS als separate Dokumentenkategorie im DMS abgelegt.

Vorgangsbearbeitung
Es ist vorgesehen, dass das Studierendensekretariat ausschließlich in HISinOne, der technischen Basis der Bewerbungs- und Studierendenverwaltung, arbeitet und nur in Ausnahmefällen direkt auf das DMS zugreift. Beschäftigte der Fakultäten sowie der Prüfungsämter benötigen keinen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem. Die eigentliche digitale Prüfungsakte liegt in BIS, das heißt im DMS erfolgt lediglich eine sekundäre Speicherung. Vor der Einführung der elektronischen Akte sind Schulungen für die Mitarbeitenden des Studierendensekretariats geplant. Sie erhalten Einblicke in die neuen Funktionen und die Wechselwirkungen zwischen den Campusmanagementsystemen und der eStudierendenakte.

Über die NRW-Masterlösung
Die „eStudierendenakte.NRW“ wurde zwischen 2020 und 2022 in Zusammenarbeit zwischen Hochschulen des Landes und dem Softwareanbieter d.velop als Masterlösung erarbeitet. Das Dokumentenmanagementsystem „d.velop documents“ bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte. Die Masterlösung steht allen Hochschulen des Landes zur Verfügung und kann an die lokalen Gegebenheiten angepasst werden.